Skip to content

SOP’s: het recept voor organisatorische efficiency of efficiënt-geknoei?

15 mei 2011

gdp

Zijn jouw SOP’s overdreven complex?
Heb jij je ooit afgevraagd of er een verband bestaat tussen het aantal medewerkers in een organisatie en de ingewikkeldheid van de procedures en dus de waarschijnlijkheid van fouten?
Bestaat er zoiets als de wet van verwarring, die erop is gebaseerd dat:

Als elke medewerker over bepaalde, zo niet alle aspecten van zijn werk verward is, dan zal er als er meer medewerkers zijn, ook meer organisatorische verwarring zijn.

Het verband tussen verwarring (V), het aantal medewerkers in een organisatie (n) en de ingewikkeldheid van procedures (cp) volgt dus de volgende functie: V= N^cp. Volgens deze functie, leiden overdreven complexe regels en procedures tot een exponentiële stijging van organisatorische verwarring. Dit komt hoofdzakelijk door de verzadiging van de capaciteit van het menselijke brein met onduidelijke informatie, verschillende meningen en tegenstrijdige regels. De medewerker staat voor de onmogelijke opgave om hieruit dan toch nog het gewenste gedrag destilleren.

Naleving
Het wordt nog erger in nalevingstermen: Er is een direct evenredig verband tussen de mate van verwarring (V) en de kans op fouten (FK). Dat betekent dat meer verwarring tot meer fouten leidt: V ∝ FK. Het combineren van beide vergelijkingen geeft dat de waarschijnlijkheid van fouten exponentieel evenredig is aan de ingewikkeldheid van de procedures die de medewerkers moeten volgen.

Hoe lossen wij organisatorische verwarring op?
Het moge duidelijk zijn dat het vereenvoudigen van SOP’s het aantal fouten kan verminderen. Maar hoe kunnen SOP’s worden vereenvoudigd?

Allereerst is er een aantal basisprincipes om een kwaliteitssysteem te beschrijven die ervoor zorgen dat uw SOP’s een recept zijn voor organisatorische doeltreffendheid:

  • Gebruik erkende normen (ISO 9001, GCP, GLP, GMP) en van toepassing zijnde wet- en regelgeving als uitgangspunt.
  • Elimineer het gebruik van procedures om het gedrag van medewerkers te sturen: daarvoor zijn leidinggevenden in het leven geroepen en gebruiken medewerkers hun gezond boerenverstand.
  • Richt de procedures op het bereiken van gewenste en gespecificeerde kwaliteitsdoelstellingen (doe de goede dingen).
  • Zorg ervoor dat de documenten een samengesteld geheel vormen waarbij taken en processen op elkaar zijn afgestemd (doe de dingen goed).

De volgende vragen kunnen worden gebruikt in een beoordeling van jouw kwaliteitssysteem:

  • Waarom is deze procedure of instructie geschreven?
  • Is het document geschreven om foutief of ongewenst gedrag te corrigeren?
  • Kan deze instructie beter worden vervangen door een besluitvormingsproces?
  • Is deze instructie overbodig omdat het niet belangrijk is hoe het doel wordt bereikt, maar wel dat het gewenste kwaliteitsdoel in heldere criteria wordt vastgesteld?

Dit resulteert in:

  • Simpele, bondige, afgebakende procedures
  • Minder voorschrijvende instructies die niet kunnen worden nageleefd om (in bijzondere situaties) het doel te bereiken
  • Verbeterde organisatorische doeltreffendheid en doelmatigheid
  • Verhoogde verantwoordingsplicht op alle organisatorische niveaus

Ik nodig iedereen uit om hier zijn ervaringen met complexe danwel eenvoudige procedures te delen.

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: