Skip to content

Community of Practice – Meer Met Mekaar

21 augustus 2011

kwaliteitsmanagement

Bij elk bedrijf waar ik kom, moet ik in meer of mindere mate een introductieprogramma volgen bestaande uit een aantal verplichte trainingen. Nu heb ik ook altijd wel de behoefte om het bedrijf snel te leren kennen, vooral hun manier van werken. Het introductieprogramma beantwoordt dus wel een vraag. Maar onlangs heb ik mij weer door een aantal computer based trainingen (CBT) gewerkt die niet helemaal in de behoefte voorzien. Zo’n training is natuurlijk niet voor mij alleen bestemd, maar voor iedereen binnen het bedrijf – van operator tot directeur. Het maken van een CBT is ook een didactische uitdaging die niet elk bedrijf beheerst.

Mij rest dan niets anders om dan maar het intranet van het bedrijf door te spitten op zoek naar de antwoorden op de vragen die ik heb. Meestal tref ik daar dan ook de namen van degene die binnen het bedrijf mij kunnen helpen met mijn vragen.
Maar helemaal vrolijk word ik als het bedrijf werkt met zogenaamde Communities of Practice.

Samenwerken aan verbetering
Communities of Practice zijn netwerken waar mensen, die een belang, een vraagstuk of een passie voor een bepaald onderwerp delen, samenwerken rondom een kennisgebied. Ze verdiepen er hun kennis en expertise door voortdurend contact met elkaar. Ze wisselen praktijkervaringen uit, helpen elkaar bij moeilijke vraagstukken en delen nieuwe ontwikkelingen in de industrie en veranderingen in wet- en regelgeving. Communities of Practice bestaan zowel binnen organisaties als over meerdere organisaties heen. Het zijn dus de plaatsen waar de topkennis samenvloeit en groeit. Hier is dus de beste en meest praktijkgerichte kennis te vinden.

Daarnaast hebben de Communities of Practice een belangrijke rol in het verspreiden van kennis. Daarvoor hebben zij verschillende mogelijkheden.

  • Ten eerste kunnen zij werken aan de ontwikkeling en verbeteringen van kwaliteitssysteemdocumenten. Procedures en werkinstructies worden aangepast aan de praktijkervaringen, afgestemd op de technologische ontwikkelingen en in overeenstemming gebracht met de laatste veranderingen in wet en regelgeving. Communities of Practice zijn dus meer dan Communities of Knowledge. Ze gaan verder dan alleen kennisdeling, maar zorgen ook voor verbeteringen in de organisatie. De kwaliteitssysteemdocumenten zijn het medium waarin deze verbeteringen kunnen worden verankerd en gedeeld met de organisatie.
  • Via het publiceren van verslagen van hun bijeenkomsten op het intranet kan iedereen binnen het bedrijf toegang krijgen tot hun kennis. De kennis kan ook worden gebundeld in white papers, een blog of een wikipedia. Het fijne van dit soort publicaties is dat niet alleen de kennis wordt gedeeld, maar ook zichtbaar wordt wie de expert is. Het papier is geduldig, maar rechtstreeks contact vaak veel effectiever. Als je dus met een specifieke vraag of probleem zit, weet je bij wie je moet zijn om je te helpen. Het beschikbaar zijn voor dit soort vragen is minimaal een voorwaarde voor deelname aan een Community of Practice. Een kennisvraag wordt meestal wel als vleiend en waarderend ervaren, dus dat is niet zo’n probleem. Het probleem zit er vaker in dat het management deelnemers onvoldoende vrij maakt voor deze vorm van kennisdeling.
  • Zij kunnen hun kennis op grote schaal doorgegeven via opleidingen en trainingen.
  • In de Communities is er ook ruimte voor coaching. Mensen die recenter tot het vak zijn toegetreden krijgen in zogenaamde learning communities kennisondersteuning van meer ervaren collega’s, en zo leert men verder na hun opleiding. Junioren vinden zaken interessant, die voor de (druk bezette) seniors niet meer boeiend zijn. Junioren brengen ook frisse ideeën in. Een organisatie heeft er dus alle belang bij dat medewerkers die in groep opleidingen volgen ook een Learning Community vormen die zich integreert in de ruimere Community of Practice.

Ondersteunen van het leerproces
Gelukkig kom ik bij meerdere van mijn klanten Communities of Practice tegen. Maar meestal zijn ze weinig effectief, omdat ze niet de noodzakelijke ondersteuning krijgen vanuit het management. Het leerproces in Communities of Practice is te ondersteunen door faciliteiten te bieden die betrokkenheid, verbeelding en afstemming mogelijk maken.

  • Betrokkenheid: Denk hierbij aan het faciliteren van contactmomenten, het bieden van een platform waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, gezamenlijk kunnen werken, waar mensen een rol kunnen vervullen en waar mensen tot de Community kunnen toetreden en de Community kunnen benaderen voor informatie.
  • Verbeelding: Het inspireren van de medewerkers zodat zij zichzelf een beeld kunnen vormen van hun eigen rol binnen een Community en de toekomst van de Community. Maar ook mogelijkheden tot reflectie en onderzoek zijn onderdeel van verbeelding.
  • Afstemming: Denk hierbij aan het creëren en nastreven van een gemeenschappelijk doel, zorgen dat je initiatieven passen binnen een bredere context (de bedrijfsdoelstellingen). Maar ook het bieden van een systematiek voor natuurlijke leiders en volgelingen.

Innovatie
Communities of Practice vind je typisch in wat grotere organisaties, waarbij de experts van meerdere locaties een verbinding met elkaar aangaan. Voor kleinere organisaties (MKB) en zelfstandigen bieden netwerkverenigingen uitkomst. Ikzelf zet mij bijvoorbeeld actief in voor de DARQA: vereniging voor QA professionals in de life science sector en voor Springboard: netwerk van life science bedrijven in Noord Nederland.

Communities of Practice passen helemaal in het huidige veranderende tijdsbeeld, gestimuleerd door de ontwikkeling van sociale media. Maar ze zijn vooral effectief in het stimuleren van technische innovatie door middel van sociale innovatie.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: