Skip to content

Uitbesteden van kwaliteitstaken

6 september 2011

kwaliteitsmanagement

Outsourcing of uitbesteden zijn in heel wat afdelingen een alledaagse realiteit geworden. Ook in kwaliteitsmanagement zit het fenomeen in de lift, waarbij een deel van het takenpakket van de kwaliteitsdienst of kwaliteitsverantwoordelijke door een consultant wordt ingevuld.

Wel of niet uitbesteden
Er zijn diverse redenen waarom bedrijven kwaliteitstaken uitbesteden. Flexibiliteit combineren met toegang tot kennis is de voornaamste drijfveer. Werken aan kwaliteit is immers steeds meer een zaak van continu verbeteren. Taken die uitbesteed worden zijn typisch taken die een permanente (kwaliteitscontrole, afhandeling van klachten en problemen, blokkeren en vrijgeven van producten, documenten- en registratiebeheer) aandacht vragen, maar waarvoor de nodige mankracht, tijd, kennis of kunde (tijdelijk) niet aanwezig is. Grote organisaties (pakweg vanaf 300 medewerkers) kunnen zich veroorloven kwaliteitsmanagers permanent op hun loonlijst te hebben. Voor kleinere bedrijven die in kwaliteitsverbetering willen investeren is de tijdelijk ingehuurde kwaliteitsmanager eerder een werkbare keuze.

Maar ook de behoefte aan een tijdelijke impuls in de kwaliteitsverbetering is een veel voorkomende reden voor uitbesteden. Door een externe audit kan de organisatie bewust worden van een lacune in het kwaliteitssysteem die binnen afzienbare tijd moet worden opgelost. De keuze voor uitbesteden kan ook ontstaan bij projecten waarbij bepaalde methoden en technieken (risicomanagement, validatie, verbetersystemen, etc) in de organisatie geïntroduceerd moet worden.

Hoe dan ook, duidelijke afspraken met de consultant over het takenpakket, tijdsbesteding en concrete resultaten en output van de opdracht is hier zeker een ‘good practice’.

Samengevat kunnen we stellen dat de typische voordelen van deze vormen van samenwerking de volgende kunnen zijn:

  • besparing door uitbesteden van taken aan specialisten die deze taken efficiënter kunnen afhandelen (vanuit hun kennis en ervaring, gebruik van specifieke tools);
  • beheersbaarheid en variabiliteit van de kosten voor kwaliteitsbeheer;
  • optimalisatie en beperken van risico’s: de uitbestede taken worden uitgevoerd op een wijze die niet alleen voldoet aan eventuele wettelijke verplichtingen of normeisen (ISO 9001, GMP, HACCP/ISO 22000, GLP, GCP, etc), maar waarbij ook maximaal praktisch nut voor de organisatie wordt gerealiseerd;
  • introductie van ‘best practice’ methoden en technieken waarvoor de kennis en ervaring intern niet aanwezig is (geen kritische massa, niet voldoende gelegenheid om toe te passen en zo kennis op peil te houden);
  • opvangen van een tijdelijke overbelasting of het afwezig zijn van een specifieke functie (personeelswissel, langdurige ziekte, zwangerschap, tijdelijke overplaatsing of allocatie);
  • uitvoeren van een specifiek actieplan, bijvoorbeeld in de context van een externe audit, reorganisatie of herstructurering;
  • de eigen medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken.

Tal van mogelijkheden

Audits Het uitbesteden van interne audits in het kader van een zorgsysteem (ISO 9001, ISO 13485, …) is dan misschien een bescheiden voorbeeld van outsourcing. Het kan wel een goed startpunt zijn om nadien de mogelijkheden verder af te tasten.
Het uitbesteden van leveranciersaudits in het kader van de selectie van toeleveranciers of dienstverleners en de continue leveranciersbeoordeling geeft de mogelijkheid om flexibel met de variabiliteit van de werkbelasting om te gaan.

Ontwerpen kwaliteitssysteem Het vaststellen van kwaliteitsprogramma’s en procedures, die zichzelf in stand houden. Die dus ook na vertrek van de consultant in stand worden gehouden en zelfs verbeterd worden door de eigen continue verbetermentaliteit. Dat kan door proceseigenaren/documenteigenaren toe te kennen. Het moet niet nodig zijn een voltijdse kwaliteitsmanager aan te stellen om achter de preventieve en corrigerende maatregelen aan te hollen. De proceseigenaren moeten zelf in staat zijn om gestructureerd over problemen en oplossingen na te denken.
Daar waar al een kwaliteitssysteem bestaat kan de consultant de organisatie ondersteunen bij het optimaliseren van de kwaliteitsdocumentatie (procedures, werkinstructies, specificaties, formulieren, checklists): aanpassen aan doel en doelpubliek, vereenvoudigen, verhogen van de gebruikswaarde. Ook de beheersbaarheid van het systeem kan vaak aanmerkelijk efficiënter door een betere structuur van het systeem en het toepassen van simpele document management systemen. De consultant kan helpen bij het selecteren en implementeren van een goede systematiek.

Advies en begeleiding De consultant als spiegel en raadsman. Een audit is natuurlijk een eerste goede spiegel. Maar om een goed beeld te krijgen moet je ook beter kijken. Wat is het bestendige gedrag en wat zijn de gevolgen van dit gedrag? Waar liggen de oorzaken van zich herhalende problemen? Vooral waar de organisatie zich bekneld voelt door de dagelijkse patronen en verhoudingen kan de consultant met tact en respect de organisatie weer een duwtje in de goede richting geven. Een heldere kijk op de situatie en de spiegel die wordt voorgehouden geven inzicht. De consultant begeleidt deze ervaring, helpt bij het bedenken van de oplossingen en ondersteunt bij de implementatie ervan. Een consultant haalt de organisatie over de streep.

Opleiden Het intern opleiden van medewerkers geheel volgens de wensen van de organisatie. Het opleidingsmateriaal wordt afgestemd op de leerbehoefte van de organisatie. Door het gebruik van eigen voorbeelden die de medewerkers in hun dagelijkse praktijk tegen komen wordt de toepasbaarheid van de opleiding verhoogd. Ook de terminologie kan worden afgestemd op het woordgebruik van de organisatie, waardoor het leren makkelijker gaat. De lessen worden gegeven op een manier en op het moment dat het de organisatie past. De doeltreffendheid van de opleiding kan worden gemeten en zeker bij langdurige samenwerking worden verbeterd.
Het ontwikkelde lesmateriaal kan worden ingezet voor meermalig gebruik. Interne medewerkers worden via een train-de-trainer sessie geïnstrueerd in het geven van de training, gebruik makend van de kennis en het lesmateriaal dat is ontwikkeld door de consultant. E-learning systemen lenen zich ook uitstekend voor deze opzet.

Zet deze lijst u aan het denken? Aarzel dan niet om mij aan te spreken …
Meer informatie over mijn diensten

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: