Skip to content

Belangrijke vragen voor het selecteren van oplossingen

11 september 2011

verandermanagement

De kern van elk verbeterinitiatief ligt in de oplossing die daadwerkelijk een verbetering is. Dit klinkt als een enorme open deur, maar iedereen die zich wel eens met verbeterinitiatieven heeft beziggehouden heeft wel eens met een verbetermaatregel een wolf in schaapskleren binnengehaald. De luxe van een “no-brainer” oplossing kunnen we ons zelden permitteren. De problemen zijn vaak complex, de oplossingen hebben meervoudige effecten die niet uitsluitend gewenste resultaten opleveren.

Verbeteringen kun je uitvoeren met de trial and error methodiek, waarbij je door schade en schande na verschillende iteraties je einddoel hopelijk bereikt. De organisatie daarbij ongemotiveerd achterlatend. De bereidheid en effectiviteit wordt per probeersel kleiner en kleiner. Verandermoeheid is de diagnose, weerstand de beloning voor een nieuw initiatief. De meesten kiezen er daarom voor om met enig beleid tot een effectieve en efficiënte oplossing te komen. De verbetercyclus kent hiervoor een 6-tal stappen.

Stap 1. Het bepalen van het probleem en de oorzaak
Een goed begrip van het probleem is de basis voor goede oplossingen. Waarom is het een probleem: wat zijn de ongewenste gevolgen? Welke factoren dragen bij tot het probleem? Gebruik hiervoor de Ishikawa visgraat techniek. Welke factoren veroorzaken daadwerkelijk het probleem? Hiervoor is een Kepner Tregoe analyse een geschikt hulpmiddel.

Stap 2. Het bepalen van het gewenste resultaat
Om te kunnen bepalen of de oplossing afdoende is moet je natuurlijk wel eerst weten wat afdoende is. Het gewenste resultaat wordt in een SMART geformuleerde doelstelling beschreven. Het werken naar een bekend en door iedereen gewenst resultaat werkt ook sterk motiverend. Lees daarvoor “Hoe krijg ik ze zover?” van Jan van Setten, genomineerd voor managementboek van het jaar.

Stap 3. Het bedenken en selecteren van oplossingen
Al brainstormend worden verschillende oplossingen bedacht. Maar niet elke oplossing is even geschikt. Een kosten-baten analyse is een mooie tweedimensionale techniek waarbij de te leveren inspanningen voor het uitvoeren van de oplossing worden afgezet tegen de opbrengst van de oplossing. De oplossing die met weinig middelen het meeste oplevert is natuurlijk de voorkeursoplossing.

Maar er zijn meerdere vragen die gesteld kunnen en moeten worden:

  • Voldoet de oplossing aan de eisen van de (interne) klanten?
  • Past de oplossing binnen de bedrijfsstrategie, de missie en visie, de normen en waarden?
  • Welke invloed heeft de oplossing op andere bedrijfsprocessen?
  • Wat is het effect van de oplossing op potentiële toekomstscenario’s?
  • Welk bedrijfsvoordeel brengt de oplossing ? Is er een balans tussen tastbare en niet tastbare ideeën? Het verschil tussen deze categorieën is dat de tastbare ideeën zullen leiden tot een financiële verbetering terwijl de niet-tastbare suggesties niet-monetaire aspecten bevatten. Maar dit betekent niet zij niet belangrijk zijn, zoals medewerker- en klanttevredenheid, duurzaamheid, etc.
  • Beïnvloedt de oplossing direct één van de kwaliteitsdoelen gemeten met behulp van kwaliteits prestatie indicatoren (KPI’s)?
  • Wat is de Urgentie in het uitvoeren van deze oplossing? Hoeveel tijd het zal vergen om de oplossing uit te voeren?
  • Welke investering, middelen en competenties worden vereist? Zijn die beschikbaar?
  • Wat is de waarde van de oplossing in de loop van de tijd? Wat is de terugbetalingstermijn (in jaren) van de investering?
  • Wie is bevoegd om de oplossing goed te keuren? Wie zijn de belanghebbenden/stakeholders?
  • Hoe complex is de oplossing? Welke risico’s bedreigen het succes van de oplossing?
  • Wat zijn de ongewenste negatieve gevolgen van de oplossing?

Stap 4. Het uitvoeren van een oplossing
De uitvoering van de oplossing is natuurlijk cruciaal voor het welslagen ervan. De oplossing wordt daarom vastgelegd in een verbeterplan waarin per implementatie-activiteit wordt aangegeven wie wat wanneer hoe uitvoert. De uitvoering wordt bewaakt, zodat alles volgens de planning kan verlopen en waar nodig kan worden bijgestuurd.
Bij de uitvoering van de oplossing hoort ook het verankeren van de oplossing in de bedrijfsprocessen. Zonder goede verankering vervalt de organisatie weer in haar oude gedrag en blijkt de oplossing op de lange termijn dus niet effectief. Verankeren kan door het aanpassen van werkinstructies, het geven van trainingen, het aanpassen van het productontwerp, het vastleggen van een controle- en inspectieprogramma.

Stap 5. Het meten van het effect van de oplossing
Zodra alle activiteiten zijn afgerond en hun nut hebben bewezen kan het verbeterplan worden geëvalueerd. Dat is dus meer dan het bepalen op het plan is uitgevoerd, maar ook dat het daadwerkelijk het probleem heeft verholpen. Niet alleen direct na de verbetermaatregel, maar duurzaam, gedurende een vooraf vastgestelde evaluatieperiode. Daarvoor zal je wel moeten meten. Vergeet daarbij niet de nulmeting. Want als je de situatie van voor de oplossing niet kent kun je het effect van de oplossing ook niet meten.

Stap 6. Het optimaliseren van de oplossing
Komt het effect van de oplossing (stap 5) niet overeen met het gewenste resultaat (stap 2) dan kan bijsturen noodzakelijk zijn. Misschien zat er gewoon niet meer in, maar mogelijk heb je ook nieuwe kansen ontdekt. Als de oplossing voor het ene bedrijfsonderdeel werkt, werkt het mogelijk ook voor een ander onderdeel. Wat heeft de organisatie geleerd? Hiermee kun je dus gewoon weer met stap 1 beginnen.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: