Skip to content

Waarom 5-keer waarom

3 oktober 2011

kwaliteitsmanagement

De 5-keer waarom analyse is een populaire methode die onder andere wordt toegepast binnen Kaizen, Lean en Six Sigma. In toenemende mate kom ik bij bedrijven tegen dat de 5-why methode verplicht gesteld wordt om de oorzaak van problemen te achterhalen. Bijvoorbeeld in CAPA procedures, audit response formulieren, etc. Ik vraag mij dan af, waarom wordt specifiek deze methode geëist.

5 Why
De methode behelst het meerdere keren stellen van de waarom-vraag (Why). Als je met een probleem geconfronteerd wordt stel je een vraag die begint met waarom. Vervolgens stel je een vervolgvraag die voortborduurt op het gegeven antwoord, totdat de werkelijke oorzaak van een probleem boven water komt. Sakichi Toyoda is de grondlegger van deze methode. Door het blijven stellen van de waarom-vraag kan de diepliggende grondoorzaak van een probleem gevonden en opgelost worden. Het moet voorkomen dat aan symptoombestrijding wordt gedaan. Het grote voordeel van de methode is dat het relatief eenvoudig is. Maar daarin schuilt ook het gevaar.

Problemen met de 5-keer waarom analyse
De methode kent namelijk een aantal nadelen. Laat verschillende personen 5 keer de waaromvraag stellen en je zult verschillende oorzaken vinden voor het probleem. Dit wordt door een aantal fenomenen veroorzaakt:

  • Problemen worden zelden veroorzaakt door één aanwijsbare oorzaak, maar juist door een samenloop van omstandigheden. Dat wil zeggen meerdere oorzaken zijn aan te wijzen. Zijn de problemen complex en hebben ze meerdere oorzaken, dan loop je het risico met de 5 Whys op het verkeerde pad te komen. De tools die voor de 5-why methode zijn ontwikkeld dwingen meestal tot het geven van slechts één antwoord. Tools waarbij meerdere antwoorden op de waarom-vraag gegeven en gevolgd kunnen worden zijn een aanmerkelijke verbetering.
  • Elke individu zal de vraag beantwoorden met het voor hem/haar meest voor de hand liggende antwoord. Er wordt niet verder gekeken dan de neus lang is. Oorzaken die buiten het kennisgebied van de uitvoerder liggen worden zelden gevonden. Oorzaak diagrammen als de Ishikawa visgraat analyse, waarbij oorzaken in meerdere categorieën moeten worden gezocht, stimuleren meer tot out-of-the-box denken.
  • Het gegeven antwoord is een mogelijke oorzaak, maar niet de daadwerkelijke oorzaak. Voordat de volgende waarom-vraag wordt gesteld moet worden onderzocht of het gegeven antwoord daadwerkelijk als oorzaak heeft bijgedragen aan het probleem. Dit wordt maar al te vaak vergeten. Men is blij met elk plausibel antwoord. Een techniek als Kepner Tregoe stimuleert meer om de oorzakelijke verbanden te onderzoeken.

Het beantwoorden van de waarom-vraag is ook minder eenvoudig dan het lijkt. Probeer maar eens na het afronden van de analyse de antwoorden in omgekeerde volgorde te lezen. Is er dan ook een logische gevolg relatie (daarom) te bespeuren of zijn de conclusies veel te voorbarig.

Gebruikers van de methode voelen zich verplicht om de waarom-vraag vijf keer te stellen – waarom heet het anders de 5-why methode. Maar soms wordt de grondoorzaak eerder gevonden, terwijl een andere keer verder doorvragen tot de grondoorzaak leidt. De methode had dus beter de multiple-why methode kunnen heten om verwarring te voorkomen. Het aantal keer dat de waarom-vraag gesteld moet worden, hangt dus af van de snelheid waarmee de werkelijke oorzaken van een probleem helder worden. Dit is niet eenvoudig vast te stellen.

Ook wordt vaak afgedwongen beheersmaatregelen te nemen op de grondoorzaak. Als er maar één pad leidt naar een enkele oorzaak is dat een verstandige aanpak. Maar als er een heel wortelstelsel aan oorzaken gevonden wordt, zijn beheersmaatregelen die wat minder diep liggen effectiever, omdat ze meerdere oorzaken afvangen. Soms is het onmogelijk om de grondoorzaak effectief te detecteren terwijl de symptomen wel goed te meten zijn. Beheersmaatregelen kunnen het best worden genomen op het moment dat zij 100% effectief kunnen worden uitgevoerd.

Waarom niet
Is daarmee de 5-why methode een slechte methode? Nee hoor. De methode is een prima methode om symptoombestrijding te voorkomen. Zeker bij eenvoudige problemen is hij in zijn simpele vorm goed toepasbaar. Voor complexere problemen zijn andere technieken geschikter, die eventueel in combinatie met de 5-why methode gebruikt kunnen worden. Mijn probleem is dan ook het afdwingen van de 5-why methode. De methode is niet de zaligmakende oplossing. Voor elk probleem moet die root-cause analyse techniek gekozen worden die het meest geschikt is om tot de daadwerkelijke grondoorzaak te komen. Dus elke procedure die verplicht de 5-why methode te gebruiken mag wat mij betreft worden aangepast naar een verplichting die methode te gebruiken waarmee de aantoonbare grondoorza(a)k(en) van het probleem worden vastgesteld.

Waaraan moet een goede root-cause analyse methodiek voldoen
Maar hoe kies je de juiste methode? Hier volgen een aantal selectiecriteria waaraan de methode moet voldoen:

  • Eenvoudig, maar niet te simpel
  • Leiden naar aantoonbare oorzaken: gebaseerd op feiten, reproduceerbaar, testbaar
  • Expertise van meerdere disciplines raadplegen
  • Rekening houden met meerdere oorzaken en samenloop van omstandigheden
  • Rekening houden met niet voor de hand liggende oorzaken
  • Oorzaken categoriseren en invoeren in een database ten behoeve van trend-analyse

Voor degene die belangstelling hebben voor een hybride tool (Excel-formulier) die het mogelijk maakt meerdere antwoorden te geven, bevestiging aan te geven en oorzaken in categorieën te classificeren moeten mij maar even een e-mail sturen: jan@q-bs.nl.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: