Vergelijking PDCA en DMAIC

Er zijn verschillende concepten voor het bereiken van continue verbetering. In deze blogpost vergelijk ik er 2: de PDCA cyclus door Sheward en Deming en de DMAIC cyclus uit de Six Sigma toolbox.

PDCA
De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus werd voor het eerst naar voren gebracht in het werk van Walter Shewhart en werd later gepopulariseerd door W. Edward Deming, die zelf naar de cyclus verwees als de Shewhart cyclus. Toch wordt het vaker benoemd als de Deming cyclus. De PDCA cyclus vormt de backbone van de ISO 9000 normenreeks voor kwaliteitsmanagementsystemen. De PDCA cyclus vormt een eenvoudige zichzelf herhalende cyclus voor continue kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen.

• Plan: het definiëren van de beoogde doelstellingen (specificaties) en het ontwikkelen van een plan waarmee deze doelstellingen worden bereikt. Dit plan kan de vorm aannemen van een projectplan, een protocol of zelfs een compleet kwaliteitssysteem met procedures en werkinstructies.
• Act: het uitvoeren van het plan, waarbij het plan nauwgezet wordt nageleefd.
• Check: meten en beoordelen of de beoogde doelstellingen zijn gehaald. Meten of het eindresultaat in overeenstemming is met de specificaties zoals in de plan fase opgesteld.
• Act: de effectieve delen van het plan borgen. De delen van het plan die niet het beoogde doel hebben bereikt aanpassen, zodat bij een volgende iteratie de afwijkingen zich niet herhalen. De verbeteringen leiden feitelijk tot een nieuw plan, waarmee de cirkel rond is.

Door deze activiteiten bij elke iteratie te herhalen ontstaat een situatie van continue verbetering.

DMAIC
De DMAIC cyclus is de verbetercyclus zoals die binnen Six Sigma wordt gehanteerd. Het DMAIC acroniem staat voor:

• Define: het definiëren van het probleem en het afstemmen van de projectorganisatie. Stel een gedegen probleemomschrijving op. Verzamelen van de Voice of the Customer (VOC) en Voice of the Business (VOB): Waarom is dit probleem een probleem voor de klanten en de organisatie? Opstellen van een projectplan met een budget, tijdsplanning, projectorganisatie en communicatieplan.
• Measure: huidige prestatie van het proces in kwestie concretiseren d.w.z. de belangrijkste procesvariabelen meetbaar maken. Opstellen van uitgebreide Value Stream Map om inzicht te krijgen in het achterliggende proces. Identificeren van belangrijkste relevante (ten opzichte van gestelde doelen en scope) input, output, en procesvariabelen. Datacollectie & analyseplan opstellen. Met behulp van een nulmeting de baselines voor alle variabelen bepalen. Process capability analyse uitvoeren.
• Analyze: analyseer de verkregen informatie en kom tot een onderbouwing van de grondoorzaak van het probleem. Identificeer Value Added & Non-Value Added activiteiten. Bereken proces cycle efficiency ten opzichte van benchmarks. Analyseer de proces flow op bottlenecks & constraints. Ontwikkel theorieën voor verklaringen (Failure Mode Effect Analysis, cause & effectdiagrammen, brainstormen, etc) van het probleem. Focus op de grondoorzaak. Verzamel indien nodig aanvullende gegevens om de grondoorzaak te vinden.
• Improve: ontwerp, evalueer, selecteer en optimaliseer oplossing(en) d.w.z. bepaal de procesoptimalisatie. Beschrijf de beoogde nieuwe situatie en ontwikkel een full scale implementatie plan. Voer eventueel een pilot uit om de slagingskans te vergroten.
• Control: beheersing van het proces door het implementeren en borgen van de verbeteringen. Rond het project af: valideer de resultaten, leg geleerde lessen vast, communiceer de resultaten naar de rest van de organisatie en vier het succes!

PDCA en DMAIC
De DMAIC methode gaat veel meer uit van een projectmatige aanpak van het probleem. Tussen de fasen zijn duidelijke beslismomenten vastgelegd, inclusief de bijbehorende beslisdocumenten (projectplan, meet- & analyseplan, implementatieplan). De DMAIC methode vraagt om een gedisciplineerde aanpak met bijbehorende organisatie. In Six Sigma worden deskundigen opgeleid tot yellow, green of black belts. Voor veel (MKB) organisaties gaat dit allemaal veel te ver. Dat wil echter niet zeggen dat de technieken die binnen DMAIC worden gebruikt niet hun waarde hebben in kleine of minder formele organisaties. Een voice of de customer kan ook voor hen van waarde zijn, evenals het nemen van besluiten op basis van meetgegevens.

DMAIC gaat uit van denken binnen een bepaald kader, bij bijvoorbeeld gelijkblijvende producten, klanten en services. De kracht ligt in het optimaliseren en aanpakken van “root causes” (grondoorzaken) van problemen in een proces. Dit model wordt gebruikt om product- of procesverbetering te realiseren. Voor een herontwerp van een volledig proces of een geheel out-of-the-box verandering is het minder toepasbaar.

De PDCA cyclus is veel breder toepasbaar. Het kan worden toegepast voor een heel kwaliteitssysteem: de cyclus is herkenbaar in het ISO 9001 model. Maar het kan ook worden toegepast op één project. Daar waar de DMAIC methode inzoomt op het probleem, behoudt de PDCA cyclus zijn aandacht voor het geheel. We herkennen hierin weer het systeemdenken van Deming.

DMAIC is feitelijk een toepassing van de PDCA cyclus. Om complexe problemen het hoofd te kunnen bieden is een gedegen probleemanalyse onontbeerlijk. De DMAIC methode besteedt hier drie fasen aan, waarbij de PDCA cyclus dit in de plan fase samenvat. De PDCA cyclus besteedt dan wel weer nadrukkelijk aandacht aan de maatregelen die nodig zijn om het plan te borgen en bij te stellen (act). De DMAIC methode kent deze fase niet: de borgende activiteiten uit de check en act worden samengevat in de control. Als de oplossingen onvoldoende effectief waren heb je een nieuw probleem, dat met de DMAIC methode kan worden opgelost.