Vastleggen van Best Practices

Wat is een best practice?
Een best practice (richtlijn of leidraad) is een beschrijving van een ‘beste’ werkwijze, methode, techniek of oplossing, die zich als effectiever heeft bewezen dan enige andere werkwijze, techniek, methode etc. De gedachte is dat werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden met minder middelen, minder problemen, minder onvoorziene complicaties, niet steeds het wiel opnieuw uitvinden en betere eindresultaten. Het is dus voor organisaties belangrijk de “best practice” binnen hun branche te kennen en de eigen manier van werken hiermee te kunnen vergelijken.

Het vastleggen van best practices is nuttig voor werkzaamheden die moeilijk te standaardiseren zijn met behulp van een werkinstructie of procedure. Bij deze werkzaamheden spelen vooral de sterk wisselende omstandigheden een rol. Elke keer dat de werkzaamheden worden uitgevoerd moet de situatie worden beoordeeld en de werkwijze hierop worden aangepast. Hierbij kun je ervaringen uit het verleden goed gebruiken. De best practices leggen die ervaringen nu juist vast. Ze vereenvoudigen het herkennen van bepaalde omstandigheden en geven een advies hoe het beste gehandeld kan worden in die situatie.

Kenmerken van Best Practices
Omdat Best Practices worden toegepast bij wisselende omstandigheden kun je ook nooit spreken van een in detail uitgewerkte Best Practice. Dat zou niet passen voor alle situaties. Er zijn altijd meerdere mogelijkheden en het is aan de gebruiker of de organisatie de uitdaging om hierin de juiste keuzes te maken.

Door verschillende organisaties worden ook richtlijnen gepubliceerd (bv de guidance documents). Normen als ISO normen zijn feitelijk ook best practices. Ondanks dat het niet altijd zo wordt gezien zijn ze wel vrijwillig: je mag het anders doen. Maar dit soort richtlijnen zijn te breed toepasbaar en dus onvoldoende gedetailleerd voor het dagelijkse gebruik in jouw specifieke situatie. Wat voor de ene gebruiker een best practice is, hoeft niet direct een best practice voor de andere gebruiker te zijn. De best practices moeten worden toegesneden op de situaties die jij tegenkomt. Een goed begrip van de context, de randvoorwaarden en de kritieke succesfactoren is essentieel.

Om te bepalen of een beschreven methode, techniek, oplossing of werkwijze beschouwd kan worden als een best practice worden de volgende kenmerken gebruikt:

• Beïnvloed door omgevingsfactoren en dus situatie afhankelijk (relevantie, geïdentificeerde problemen);
• Tijdsgebonden (afhankelijk van opgebouwde kennis en ervaring en technologische en sociale ontwikkelingen);
• Past het binnen het (branche specifieke) kwaliteitsbeleid en voldoet het aan de eisen vanuit wet- en regelgeving;
• Toegevoegde waarde is bewezen (validiteit, theoretisch onderbouwd, evidence-based);
• Effect van best practice is reproduceerbaar.

Hoe leg je een best practice vast?
Hanteer de volgende stappen als u overweegt om een best practice vast te leggen :

• Identificeer het proces, dienst, project of activiteit waarvoor de best practices ontwikkeld wordt. Bepaal het beoogde resultaat, inclusief de prestatie indicatoren. Identificeer de veel voorkomende situaties en omstandigheden die invloed hebben op het beoogde resultaat. Leg ook de eisen en beperkingen die door wet- en regelgeving worden opgelegd vast.
• Inventariseer de methoden, oplossingen, technieken en oplossingen die voor de werkzaamheden gebruikt worden. Interview hiervoor de werknemers uit het werkveld. Maar kijk ook naar andere richtlijnen en ervaringen, bijvoorbeeld op het internet. Leg daarbij de situatie vast waarin ze zijn toegepast en wat volgens de gebruikers de waarde van de methode is. Ook als de methode een worst practice is gebleken is dit waardevolle informatie in de inventarisatie fase.
• Analyseer de verzamelde informatie en identificeer de positieve en negatieve werkwijzen. Waarin komen de werkwijzen overeen en waarin verschillen zij? Welk effect hebben deze overeenkomsten en verschillen op de uitkomst?
• Bepaal met medewerkers waarom die ene werkwijze beter is dan de meest voorkomende uitvoeringen.
• Vertaal positieve onderdelen naar mogelijke best practices. Kies hiervoor twee of drie methoden, oplossingen of werkwijzen die van toepassing zijn op de meest voorkomende situaties en die tot de meest gewenste uitkomst leiden. Overweeg eventueel negatieve onderdelen te vertalen naar mogelijke worst practices (Hoe het niet moet!). Doe dat alleen bij veelgemaakte fouten.
• Maak een medewerker verantwoordelijk voor het verspreiden van de best practices en het verzamelen van ervaringen met het toepassen van de best practice. Stel de best practices bij op basis van deze ervaringen. Gebruik hiervoor de KPI’s die je in de eerste stap hebt vastgesteld.

Mijn 100ste
Hiermee heb ik mijn honderste blog post geschreven. Elke blog post kan worden gezien als een van mijn best practices. Wat ben ik tijdens mijn werkzaamheden tegengekomen? Ik deel ze hier dus ter lering (en soms ook vermaak), net als ik van mijn ervaringen heb geleerd. Ik hoop dat jullie als lezers ook zo ervaren en dat jullie het als nuttige informatie beschouwen. De groeiende lezersaantallen doen vermoeden dat dit zo is. Laat gerust ook eens een eigen best practice hier achter als commentaar of een gast blog. Zo blijven we elkaar versterken.