Skip to content

Service van de servicedesk

14 augustus 2012

kwaliteitsmanagement
Al enige tijd werk ik bij een opdrachtgever aan een groot project. Nu is de procedure dat je bij binnenkomst een telefoon en een PC krijgt aangeboden voor de broodnodige contacten en informatie. Het eerste had ik na bemoeienis van een productiemanager na 3 maanden te pakken. De PC na 5 maanden. Gelukkig kon ik wel de PC of telefoon van anderen gebruiken.

Het enige wat nog niet was gelukt, was om mijn nieuw verkregen telefoonnummer in de contacten van outlook geregistreerd te krijgen. De procedure is dat dit bij het toekennen van een nummer aan een nieuwe medewerker gebeurt. Maar ja, bij mij verliep dat traject anders. Anders dan volgens de procedure bedoel ik daarmee, want het was niet zo anders dan normaal. Ook persoonlijke verzoeken aan degene die het een en ander moest regelen hielpen niet echt.

Vandaag was het blijkbaar ook komkommertijd bij de receptie. Zij hadden geïnventariseerd bij wie het telefoonnummer in de outlook contacten ontbrak. Dat leverde een lijst van ongeveer 20 personen op. Allen kregen zij het verzoek om hun telefoonnummer door te geven aan het e-mailadres van de servicedesk. Zo’n initiatief wil ik wel waarderen, eindelijk iemand die iets regelt. Dus gelijk mijn nummer doorgegeven. Eind goed al goed zul je denken.

Maar helaas, bleek per omgaande mail. Ik had mij bij een andere servicedesk moeten melden. Of ik dat alsnog maar even wilde doen. Zij hadden in elk geval geen ticket van mijn verzoek aangemaakt.

Nu moest ik denken aan een LinkedIn discussie die ik vandaag zag: Hoe betrek je alle medewerkers bij procesverbetering. Hoezo betrokkenheid van alle medewerkers. Wat was en nu eenvoudiger geweest van de servicedesk medewerker om niet alleen de mail naar mij te sturen, maar ook naar het juiste adres. En de receptie in de cc.

“Goh Jan, je hebt van de receptie het foute e-mailadres doorgekregen, maar we hebben je verzoek hierbij naar de juiste servicedesk doorgestuurd. Beste receptie, willen jullie aub het juiste e-mailadres doorgeven aan de overige mensen die hun telefoonnummer nog moeten doorgeven? Ik heb in elk geval een ticket aangemaakt zodat we kunnen volgen hoe vaak deze vergissing wordt gemaakt, zodat wij, indien nodig, voor meer duidelijkheid kunnen zorgen. Wij hopen jullie hiermee voldoende geholpen te hebben.
Met vriendelijke groet, je servicemedewerker”

Dat noem ik betrokkenheid bij het procesverloop en meedenken met andere belanghebbenden. Dan maak je je naam als SERVICEdesk wel waar.

Ik denk dat ik het er nog maar even volhoudt zonder telefoonnummer in outlook. Er is nog wel even wat te doen aan kwaliteitsverbetering. Mijn contactgegevens staan voorlopig wel op mijn website, dus ze weten mij te vinden.

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: