Skip to content

Oh jee, ik ben CAPA-eigenaar!

30 september 2012

gmp
Als kind speelde ik vaak het spel “de bom barst”. Het speelveld werd in vier vakken verdeeld, waarna de bal zo snel mogelijk uit je vak gespeeld moet worden. Want als het geluidssignaal klinkt dan barst de bom. Linda de Mol doet zoiets met cadeaus.

In het bedrijfsleven spelen we ook zo’n spel met afwijkingen, auditwaarnemingen of een andere non-conformiteit waarop verbetermaatregelen nodig zijn. Niemand wil de zogenaamde CAPA eigenaar zijn. Daar iseen aantal redenen voor aan te wijzen:

  • Word je als eigenaar aangewezen word je ook gezien als de schuldige: blame en shame. Vooral daar waar het management een afrekencultuur hanteert. Het hebben van een CAPA wordt als een smet op je persoonsbeoordeling gezien. Deze instelling bevordert natuurlijk niet het eigenaarschap. Beter is om net als bij verzekeringskwesties te spreken van aansprakelijkheid. In het bedrijf zijn proceseigenaren aangesteld die verantwoordelijk zijn voor de geschiktheid van de managementsysteem processen. Zij voelen zich verantwoordelijk voor het verloop en het resultaat van het proces. Zij voelen zich dus ook verantwoordelijk voor de continue verbetering van het proces, en een non-conformiteit zien zij dus als een verbeterkans. Het oppakken en effectief uitvoeren van een verbetertraject moet dus juist tot een positieve personeelsbeoordeling leiden.
  • Zonder verstand regeert men het land. Zeker bij ingrijpende afwijkingen met grote gevolgschade is de aandacht van en de paniek bij het management groot. Zij willen snelle oplossingen, vaak ook om hun eigen straatje weer schoon te kunnen vegen. De snelle oplossingen zijn vaak niet de beste. Er zijn twijfels bij de effectiviteit, de uitvoerbaarheid, de wijze waarop ze worden geïmplementeerd, et cetera. Maar alle argumenten zijn aan dovemansoren besteed, wat weet een manager er nu helemaal van. Wat voor hem/haar alleen maar telt is dat dit geval zo snel mogelijk buiten beeld moet geraken zodat hij niet meer tot het aangeschoten wild behoort. Juist tijdens het verbeterproces moet er voldoende tijd worden gegund voor het onderzoek: de probleem- en risicoanalyse, om tot effectieve maatregelen te komen. Bij het beperken van de gevolgen van de afwijkingen mag een manager al zijn energie en gepanikeer inzetten om zo snel mogelijk verdere schade in te dammen. Maar daarna moet er rust zijn om de situatie voor de toekomst te voorkomen. Natuurlijk moet de rust niet leiden tot verslappen van de aandacht. Nee, er wordt in alle redelijkheid en met een intensiteit die past bij het risico van het gevaar gewerkt aan de oplossingen.
  • Rupsje Nooitgenoeg. Ik ben ooit een kwaliteitsmanager tegengekomen die bij elke voorgestelde verbetermaatregel bedacht wat er nog meer allemaal verbeterd kon worden. Of het al dan niet tot het oorspronkelijke probleem behoorde was voor hem geen belemmering. We gaan door tot het gaatje. In tegenstelling tot rupsje Nooitgenoeg leidde dit niet tot een prachtige vlinder. Niemand was meer bereid om als CAPA eigenaar op te treden. Je wist namelijk nooit waar je je aan committeerde. Voor je het weet zijn er verschillende andere problemen ook op jouw bordje terecht gekomen. Een verbetertraject begint bij een probleemanalyse. Wat is het probleem dat we gaan oplossen en wat is het niet. Als er andere verbetermogelijkheden zijn, dan worden andere verbetertrajecten opgestart, met mogelijk ook een andere eigenaar.
  • Coördineer en niet meer. Vaak bestaat de gedachte dat men als CAPA-eigenaar verantwoordelijk is voor het uitvoeren van alle verbetermaatregelen. Dat is helemaal niet verstandig. Vaak zijn er andere medewerkers die veel meer kennis en ervaring in te brengen hebben. Jouw taak als CAPA-eigenaar is deze samen te brengen. Sommige bedrijven hanteren dan ook de term CAPA-coördinator, wat veel beter de functie weerspiegelt. Iedereen binnen de organisatie moet bereid zijn de CAPA-coördinator te ondersteunen bij zijn opdracht om het probleem te verhelpen. Het management support dit met tijd en geld. Natuurlijk is de mate waarin deze middelen beschikbaar zijn afgestemd op de ernst van het probleem. Ook moet er de bereidheid zijn om van CAPA-coördinator te veranderen als uit de probleem- of oorzaakanalyse blijkt dat deze rol beter door een andere vertegenwoordiger uit de organisatie kan worden vervuld. Iemand die bijvoorbeeld meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft die voor het oplossen van het probleem noodzakelijk zijn.

De verbetercultuur binnen het bedrijf bepaalt dus of een verbeterproject als een op scherp staande bom wordt gezien, of als gelegenheid om te excelleren en te laten zien dat je continu verbeteren serieus neemt.

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: