Skip to content

Verbrand de mappen en neem een Wiki

17 november 2012

gdp
Procedures kunnen altijd beter, maar ons doel is om goede producten te maken, geen excellente procedures. Dus wat is dan zo interessant aan document controle?

In 2009 begon Francisco Castaño (aka Pancho) een discussie in Elsmar Cove om uit te leggen hoe zijn bedrijf een Wiki gebruikt om hun kwaliteitssysteem documentatie te beheren. In mei 2012 publiceerde ASQ een update over de status van Pancho’s Wiki proces voor documentbeheer. Een Wiki is een collaboratieve omgeving waar iedereen content kan toevoegen, verwijderen en bewerken. Alle wijzigingen worden opgeslagen en Wiki’s kunnen tegelijkertijd voor iedereen beschikbaar worden gesteld. De meest bekende van alle Wiki’s is Wikipedia.

De traditionele wijze werkt niet
In de meeste bedrijven schrijft een proceseigenaar de procedures. Andere medewerkers, inclusief de gebruikers, leveren zelden input voor verbetering. In de meest disfunctionele bedrijven schrijft de afdeling Kwaliteit de procedures. Dat maakt ze dus gelijk de eigenaar die verantwoordelijk is voor de kwaliteit. Waarom zou je als medewerker de procedures uitvoeren die door een QA medewerker in zijn ideale wereld van achter zijn bureau als een mooie utopie zijn uitgedacht. Deze werkwijze levert een gebrek aan tolerantie in het kwaliteitssysteem op.

Ik heb al eens aangegeven dat het voor hoog betrouwbare organisaties essentieel is dat belanghebbenden verbetermogelijkheden bespreken. Opstellen, beoordelen en bewerken van procedures moeten de verantwoordelijkheid van iedereen in het bedrijf zijn. Maar we hebben nog nooit echt de mogelijkheid overwogen om iedereen echt te betrekken. Pancho maakt daarvoor sinds 2008 gebruik van de technieken die de sociale media ons hebben geboden en heeft een Wiki als documentmanagementsysteem toegepast.

Meer voordelen dan nadelen
Natuurlijk waren er bezwaren omdat men moest wennen aan het feit dat de volgordelijkheid van schrijven, beoordelen, goedkeuren en dan pas publiceren wordt doorbroken. Maar dat is nu ook juist het probleem bij de traditionele manier: het is erg traag omdat je altijd wel op iemand zit te wachten en iedereen heeft zijn eigen agenda, maar geen verstand van wat er werkelijk bij de uitvoering aan de hand is. Bij Pancho namen de voordelen de overhand:

  • Wiki documentatie kan worden ontwikkeld, gecorrigeerd, en verbeterd tijdens het uitvoeren van de beschreven werkwijze. Zo wordt congruentie tussen het systeem en de dagelijkse activiteiten bereikt, en blijft de documentatie fris.
  • Mensen die onbekend zijn met wiki’s denken dat het gebruik ervan leidt tot chaos en slechte procedures, maar het verrassende feit is dat de wiki-content continu verbetert. Iedereen wil zich op zijn best presenteren. Het hele bedrijf krijgt het tenslotte te lezen als jij onzin verkoopt. Er is in het bedrijf geen anonimiteit, die wel op internet beschikbaar is. Maar het heeft ook een enorm voordeel: iedereen kan zien waar de meeste kennis zit. Wie is degene die al die goede ideeën heeft? Zou hij/zij mij ook met mijn probleem kunnen helpen? Kleine verbeteringen verzamelen is leuk voor iedereen en het bevordert teamwork.
  • Het gemak van het koppelen van informatie in een wiki creëert een klein netwerk van documenten, waar relaties tussen documenten zonder beperking zijn aan te wijzen. Dit zorgt voor congruentie binnen het systeem. Een dubbele tekst is eenvoudig door een hyperlink te vervangen.

Meer weten
Als u meer wilt weten over het gebruik van Wiki voor document controle, volg de discussie op Elsmar Cove. Het is rijk aan commentaren en zelfs de moderators werden gedwongen om hun vooroordelen te heroverwegen.
Lees ook de volgende twee artikelen van Pancho:

Als iemand na het lezen van deze blog het experiment aan wil gaan, laat het mij weten.

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: