ALCOA – Een standaard voor bewijs

Binnen de GxP omgeving is het aanleveren van bewijs van overeenstemming met wet- en regelgeving een belangrijk aspect. Dit bewijs wordt vaak geleverd aan de hand van registraties. Maar niet elke registratie is geschikt als bewijs, daarvoor moet het aan een aantal voorwaarden voldoen.
Ik gebruikte het woord “bewijs” hierboven heel bewust en met een speciale betekenis. De verwachting van de regelgevende instanties (zoals de FDA, EMA, enz.) is dat het bewijs dat wordt gegenereerd tijdens productie of onderzoek van medische producten sterk genoeg moet zijn om eventueel als juridisch bewijs te dienen in een rechtszaak (lees hierover meer in de vier elementen van bewijs). Voorts leggen zij de bewijslast bij degenen die de veiligheid en werkzaamheid van het product claimt: de fabrikant. Dat wil zeggen, ze gaan ervan uit dat een geneesmiddel onveilig is, dat een medisch hulpmiddel niet effectief is, of dat de gegevens frauduleus zijn totdat het tegendeel wordt bewezen. Dit is een nieuw paradigma voor veel mensen die werken in gereguleerde medische industrieën, omdat het in strijd is met ons gevoel van “Onschuldig tot het tegendeel is bewezen”.

De FDA gebruikt de ALCOA acroniem als leidraad voor hun verwachtingen ten aanzien van het bewijs (zowel op papier, elektronisch als hybride). De betekenis van ALCOA is als volgt:

Attributable (Toewijsbaar)
Het moet duidelijk zijn wie de registratie heeft gecreëerd. Ook moet duidelijk zijn wie een registratie heeft gewijzigd, en vooral ook waarom (de audit trail). Dat laatste, de reden voor verandering, is een belangrijk punt waar registraties vaak lacunes vertonen. Er is enige ruimte voor “vanzelfsprekende” veranderingen waarbij de reden voor de verandering wel uit de registratie zelf blijkt, maar al te vaak wordt een al te ruime definitie van “vanzelfsprekendheid” toegepast. Vooral als het gaat om resultaten die direct betrekking hebben op productkwaliteit en veiligheid is het altijd het beste om uit te leggen waarom een item wordt gewijzigd.

Legible (Leesbaar)
Dit lijkt gezond boeren verstand. Als bewijs onleesbaar is, wat moet je er dan mee? Toch? Waarom heeft het artsenhandschrift dan nog steeds een naam hoog te houden als zijnde onleesbaar? Maar leesbaar heeft ook betrekking op elektronische data. Er zijn verplichtingen om registraties een bepaalde termijn te bewaren. Gedurende die bewaartermijn moet de registratie leesbaar blijven. Data mogen niet worden gewist of overschreven. Net zoals geschreven teksten kunnen vervagen, heeft ook data opgeslagen op verschillende media (CD, tape) niet het eeuwige leven. Computersystemen om data uit te lezen moeten ook beschikbaar blijven. Wat heb je aan een gegevensbestand als de software om het te openen niet meer voorhanden is?

Contemporaneous (Gelijktijdigheid)

In termen van bewijs betekent dit dat de bewijzen of de testresultaten worden geregistreerd op het moment dat ze worden waargenomen. De gelijktijdigheid van records betekent heel veel voor de toerekenbaarheid van de gegevens. Om die reden heeft de FDA uitgesproken dat alle handtekeningen of initialen vergezeld moeten gaan van een datum die aangeeft wanneer de handtekening of paraaf werd toegevoegd aan het document. Dit in verband met de wijze van het beoordelen van de gegevens; ze willen de gebeurtenissen die betrekking hebben op de vastgelegde data kunnen reconstrueren. De volgordelijkheid van gebeurtenissen kan een belangrijk punt zijn voor de betrouwbaarheid van de gegevens. Voor klinische studies mogen geen patiëntgegevens worden verzameld voordat de patiënt toestemming heeft gegeven voor deelname (het zogenaamde informed consent). Deze volgordelijkheid kan alleen worden vastgesteld als de datum en tijd van ondertekening waarheidsgetrouw wordt vastgelegd. Antidateren is dus feitelijk juridisch strafbaar, maar helaas wel een veelvoorkomende praktijk.

Original (orgineel)
Registraties zijn naar verwachting de oorspronkelijke vastlegging van de data. Dit is een fundamenteel wetenschappelijk principe. Van een logboek wordt verwacht dat het een oorspronkelijk verslag van de waarnemingen in het laboratorium is. We werken niet eerst op kladpapier om vervolgens ze netjes over te schrijven in een ongerept logboek. Uit oogpunt van orde en netheid misschien beter, maar ik heb meer vertrouwen in logboeken met vlekken en ezelsoren. Dat zijn logboeken die ter plekke worden gebruikt. Vlekkeloze logboeken verliezen hun bewijskracht, omdat ze niet op het lab zijn gebruikt. Het is daar namelijk onmogelijk ze vlekkeloos te houden.

Origineel heeft ook betrekking op brongegevens. Brongegevens zijn de eerste vastlegging van de gegevens op een permanente gegevensdrager, waarbij wijziging van de gegevens mogelijk is. Elk gerapporteerd resultaat moet naar zijn oorspronkelijke registratie te herleiden zijn. Dit vormt het bewijs dat tijdens de gegevensverwerking niet met de data is gesjoemeld of dat er zonder opzet fouten zijn gemaakt bij het overschrijven of verwerken van de data.

Accurate (Nauwkeurig)
Hier is eerlijkheid de eerste prioriteit en degelijkheid de tweede. Zorg ervoor dat de informatie die je vastlegt correct is en de “hele waarheid” vertelt. Het is vaak moeilijk om zowel kort en bondig te zijn, en toch een eenduidig verhaal te vertellen dat maar voor één interpretatie vatbaar is, namelijk de juiste. Vaak worden identificatienummers voor gebruikte materialen en hulpmiddelen gebruikt om heel specifiek aan te kunnen geven wat er is gebeurd. Ik kan hier ook nog een hele verhandeling geven hoe je bij het vastleggen van meetresultaten met nauwkeurigheid en schijnnauwkeurigheid moet omspringen.

Transparantie is een goede zaak. In feite is het een van de belangrijkste doelen van ALCOA. De concepten belichaamd in ALCOA zullen je helpen bij het aanleveren van overtuigend bewijs. Zonder betrouwbaar bewijs is elke bewering dat een geneesmiddel veilig en effectief is, dat dit levensmiddel geschikt is voor menselijke consumptie, etc. aan dovemans oren gericht.

Advertentie