Skip to content

Kan een leveranciersaudit worden gebruikt als vervanging van een interne audit?

4 januari 2014

kwaliteitsmanagement
De geschiktheid van kwaliteitsmanagementsystemen kan zowel tijdens interne audits als tijdens leveranciersaudits worden beoordeeld. Kleine organisaties vragen zich daarom vaak af wat de meerwaarde is van een interne audit als het systeem ook regelmatig beoordeeld wordt door een klant. Hiermee kan worden bezuinigd op interne auditcapaciteit, die door kleine organisaties soms moet worden ingehuurd. Toch zijn leveranciersaudits door klanten niet hetzelfde als interne audits door eigen (of ingehuurde) auditors.

Functie

Interne audits stimuleren de interne compliance en verbetering. Het gaat om de bedoeling van de eigen organisatie. Natuurlijk staat klanttevredenheid bovenaan en is het waardevol als klanten tijdens leveranciersaudits aangeven welke verbeteringen zij wenselijk achten. Maar je blijft als organisatie graag wel in controle over je eigen prioriteiten. Een leveranciersauditor legt je de prioriteiten van de klant op. Niet zelden blijf je met een waarneming achter waarvan je eigenlijk vindt dat je je aandacht, tijd en geld beter aan andere verbeteringen kunt besteden.

Inzicht
De verwachtingen van de leveranciersauditor zijn soms wat te hoog gespannen voor een MKBer met beperkte middelen. De interne auditor kent de omstandigheden van de organisatie en kan dit beter in zijn beoordeling meewegen. Vertrouwd zijn is een tweesnijdend zwaard. Met een grotere bekendheid met het totale bedrijfsproces en de interactie tussen de verschillende processen, kan een auditor gemakkelijker zien wat er ontbreekt. De bekendheid kan ook leiden tot onbewuste aannames die verhinderen dat de auditor ziet wat er aan de hand is. De interne auditor heeft mogelijk alleen de interne kennis als referentiekader. Een leveranciersauditor of ingehuurde kan een organisatie nieuwe inzichten verschaffen.
Criteria
Bij een leveranciersaudit is de auditor het meest geïnteresseerd in de processen die rechtstreeks verband houden met de levering van de dienst of het product aan de klant en de risico’s voor de klantorganisatie. Uit oogpunt van klanttevredenheid zijn dat prima criteria. Maar als leverancier heb je te maken met meer risico’s. Risico’s die verband houden met de continuïteit en efficiëntie van je eigen bedrijf. Dat betekent ook dat je meerdere klanten tevreden moet houden. Zoveel klanten, zoveel wensen. Leveranciersauditors willen nog wel eens met tegenstrijdige wensen komen. Daar zal je als leverancier een optimum in moeten creëren.

Relatie
Met een interne audit heeft de auditor organisatorisch en procedureel gezag. Hij heeft van de directie de bevoegdheid gekregen om zich een volledig beeld te vormen van de geschiktheid van het managementsysteem. Hij kan zich toegang verschaffen tot elke informatiebron. Bij een leveranciersaudit is de auditor gast en heeft op basis van het contract tussen de leverancier en de klant bepaalde bevoegdheden, maar deze zijn beperkt.

Belang
Goede relaties tussen klanten en leveranciers zijn gebouwd op een hoog niveau van vertrouwen in de objectiviteit en beoordelingsvermogen. Het is aannemelijk dat het vertrouwen in de leveranciersauditor niet zo hoog is als die in de interne auditor. De interne auditor dient alleen in de interne verbeteringen. Het rapport van de leveranciersauditor kan in het slechtste geval betekenen dat een opdracht niet doorgaat of dat er geen vervolgopdrachten komen, omdat de klant een andere leverancier selecteert. Bij een interne auditor heb je als auditee er dus belang bij de problemen zichtbaar te maken, terwijl bij een leveranciersaudit je de interne problemen liever wilt verhullen.

Win-win situatie
Als de klant weinig keus heeft, omdat er geen andere leveranciers zijn voor een bepaalde dienst of product, of de keuze is vanwege de contractuele verplichtingen door de leverancier beperkt, dan is het vermogen van de klant om een gewenste veranderingen bij de leverancier teweeg te brengen beperkt. Een soortgelijke ongebalanceerde relatie ontstaat ook wanneer de klant in verhouding tot de leverancier zeer klein is, en dus niet belangrijk is voor de leverancier. Dit zijn factoren die in het begin van het leveranciersevaluatieproces moeten worden overwogen. Het omgekeerde is natuurlijk ook waar. Wanneer de leverancier klein is ten opzichte van de machtige klant, maar haar dienst of product wel kritisch is voor de klant kan een onwenselijke machtsverhouding ontstaan als de win-win gedachte niet wordt gehanteerd. Bij leveranciersaudits moet de commerciële relatie in acht worden genomen. De voorkeur heeft het als naast de leveranciersauditor ook een inkoopverantwoordelijke deelneemt aan de leveranciersaudit. De inkoopverantwoordelijke kent de risico’s behorende bij het ingekochte product of dienst door en door en heeft er direct belang bij deze zo gering mogelijk te houden. De inkoopverantwoordelijke heeft er dus belang bij om te investeren in een goede relatie. Het doel moet zijn om de kwaliteit van de geleverde goederen en diensten te verbeteren, met behoud van de relatie. Dat neemt niet weg dat een audit kan resulteren in een verandering van leverancier. Dit besluit moet zijn gebaseerd op de wederzijdse conclusie dat de leverancier niet kan voorzien in de behoefte van de klant, niet vanwege de manier waarop de audit werd uitgevoerd.

Kortom, een leveranciersaudit kan voor de leverancier veel meerwaarde hebben. Voor een deel dient het dezelfde belangen als een interne audit. Wat betreft deze gedeelde belangen kan de leveranciersaudit als vervanging van de interne audit worden gebruikt, waardoor de inspanning voor de interne audit kan worden beperkt. In dat geval moet de interne audit wel worden gericht op die onderdelen en belangen van de organisatie die onbelicht zijn gebleven. Daarnaast moet je als leverancier altijd de waarnemingen van leveranciersauditors blijven afwegen tegen de eigen organisatiedoelstellingen en je als leverancier niet te veel laten leiden door de belangen van die ene klant. Als je dit met overtuiging en op basis van gezonde argumenten doet, zal de klant dit meestal respecteren. En als dat betekent dat er geen win-win situatie in zit, dan is het altijd beter dit samen te constateren en elk je te richten op commerciële relaties waarbij dit wel kan worden bereikt.

Advertenties
One Comment leave one →
  1. 12 april 2017 15:20

    Alvorens een keuze te maken is een beoordeling van de verschillende leveranciers zeker belangrijk. Daarbij weeg je ze tegen elkaar op, en kies je uiteindelijk voor de beste.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: