Skip to content

Welke procedures worden vereist door GMP?

17 september 2014

gdp
Een gedocumenteerd kwaliteitssysteem is een vereiste binnen alle normen van toepassing voor de gereguleerde GMP industrieën. Al eerder schreef ik over de documenteisen van toepassing voor de fabrikanten van medische hulpmiddelen. Maar ik heb ook eerder geschreven over het Braziliaanse bedrijf Semco dat succesvol is zonder gedocumenteerde procedures. Toen in de jaren ‘80 van de vorige eeuw de gecertificeerde kwaliteitsmanagementsystemen in opkomst kwamen was de voornaamste bezigheid het vastleggen van het kwaliteitsmanagementsysteem in standaard procedures. Sindsdien is het met die boekwerken twee kanten op gegaan: het geheel ligt ongebruikt onder in een la, of de documentatie is alleen maar dikker, complexer, onleesbaarder, inconsistenter en dus onbruikbaarder geworden. Geen wonder dat de aversie tegen procedures en kwaliteitsmanagement in het algemeen is gegroeid, met Semco als extreem voorbeeld. De vraag is dus wat die jaren van documenteren ons gebracht heeft.

Gedocumenteerd of niet gedocumenteerd, dat is de vraag?
Bij aangemelde en certificerende instanties leeft het gedachtengoed dat er alleen maar een kwaliteitsmanagementsysteem bestaat als het is gedocumenteerd. Wat is het kwaliteitsmanagementsysteem anders als het niet is vastgelegd? Het lijkt in ieder geval ongrijpbaar. Zodra je je bedrijf aanmeldt voor certificering onderga je eerst een zogenaamde fase 1 audit, ofwel een documentatie audit. Deze audit heeft als doel om te bepalen of er überhaupt een te certificeren managementsysteem is. En dit wordt vastgesteld aan de hand van een documentatieaudit, te beginnen met het kwaliteitshandboek.

Het kwaliteitshandboek is binnen de hiërarchie van documenten het top level. Hierin wordt de doelgerichtheid van de organisatie beschreven; de missie en de visie, en de wijze waarop de organisatie is gestructureerd om deze te bereiken. De procesmatige aanpak wordt vastgelegd door de onderlinge relatie van de individuele procedures te beschrijven. Maar wie gebruikt het handboek in de praktijk? Dat zal zich hooguit tot enkele staffunctionarissen beperken die door een bijdrage in het handboek hun geldingsdrang willen bevredigen. Kwaliteitshandboeken worden voornamelijk geschreven om certificerende instanties tevreden te stellen. Met een beetje geluk helpt het schrijven van het handboek het management om inzicht te krijgen in hoe hun kwaliteitssysteem werkt en gebruiken ze deze wetenschap bij hun dagelijkse sturing. Maar vaker wordt beschreven hoe het zou kunnen werken of zou moeten werken volgens de norm, maar handelt men er niet naar. Met de aankomende ingrijpende revisie van de ISO 9001 norm zullen kwaliteitsmanagers zich dus weer storten op het herschrijven van het kwaliteitshandboek, maar zal het gedrag van het managementteam nauwelijks veranderen.

Zijn we er klaar voor?
Regelmatig als ik bedrijven help met het certificeringstraject, vraagt een (top)manager aan mij: “Zijn wij klaar om gecertificeerd te worden?” Mijn wedervraag is dan altijd: “Hoe komt het dat u dat niet weet?” Veel topmanagers hebben nauwelijks benul van de doelgerichtheid en de doelmatigheid van hun organisatie. Zij schieten totaal in de stress als de jaarlijkse ISO audit weer wordt aangekondigd. Ze stampen als olifanten door de porseleinkast in de hoop hun onzekerheid weg te nemen. Van leiderschap en continu verbeteren is dus geen sprake. Mijn antwoord op de gereedheidsvraag is dan ook: “Het feit dat u deze vraag stelt geeft mij aan dat u er niet klaar voor bent, maar u zult wel slagen omdat u mooie procedures hebt”.


Na de initiële fase I audit wordt tijdens meerdere fysieke audits op de locatie van het bedrijf bepaald of het kwaliteitsmanagementsysteem aan de norm voldoet. Tijdens mijn eigen opleiding tot auditor heb ik ook geleerd dat de volgorde van onderzoek is:

  • Hebben jullie een procedure voor……?
  • Voldoet deze procedure aan de norm? (Je mag nu al stoppen met je auditonderzoek, als je deze vraag positief kunt beantwoorden)
  • Wordt de procedure ook uitgevoerd?

Tegenwoordig begin ik mijn auditonderzoek altijd met een doelgerichtheidsonderzoek:

  • Welke werkzaamheden voer je uit en wat is de toegevoegde waarde ervan?
  • Kun je aantonen dat je dit ook hebt bereikt?
  • En vaak alleen als het doel niet wordt bereikt: Ondersteunen de gedocumenteerde procedures en werkinstructies je bij het bereiken van je doelstelling.

In de media breed uitgemeten schandalen als bij PIP en Odfjell tonen aan dat het voornamelijk auditen van het gedocumenteerde managementsysteem geen enkele waarde heeft. Alleen het auditen van feitelijk gedrag heeft zin. Maar je kunt onmogelijk als auditor continu als getuige bij elke activiteit aanwezig zijn. Een korte rondgang over de werkvloer geeft al wel een redelijk beeld. Binnen de gereguleerde industrie is er gelukkig ook een verplichting om een verslag van resultaten van de werkzaamheden vast te leggen in registraties. Deze zijn wel weer gemakkelijk te auditen en komen nog redelijk dicht bij het feitelijke gedrag. Procedures staan vaak ver af van de werkelijkheid, zeker als ze door staffunctionarissen vanachter hun bureau worden geschreven. Slecht bewijs dus dat de doelmatigheid van de organisatie wordt doorleefd.

Afspraken maken om samen te werken
Mijn verhaal zou je kunnen lezen als een pleidooi om net als bij Semco alle procedures bij het eerstkomende bedrijfsfeest ritueel te verbranden. Dat zou dan ook gelijk een mooie aanleiding zijn voor een feestje. Maar dat pleidooi zou ik niet zover willen doorvoeren. Waar wordt samengewerkt zijn afspraken noodzakelijk om deze samenwerking doelgericht en doelmatig te laten verlopen. Zowel binnen kwaliteitsmanagement als projectmanagement weten we ook dat het vastleggen van deze afspraken de naleving kan bevorderen. Procedures en werkinstructies zijn dus een hulpmiddel om het organisatiedoel te bereiken. Semco weet haar doel te bereiken zonder deze hulpmiddelen. Dat is niet elke organisatie gegeven en daar is niks mis mee. Het probleem ligt erin dat normen en richtlijnen nog steeds het hulpmiddel verplicht stellen en er dus gedreven door de certificerende instanties procedures worden opgesteld met het doel aan de normeisen te voldoen.

Procedure-eisen voor de farmaceutische industrie
Ter lering en vermaak hier een overzicht van de procedure-eisen die de farmaceutische industrie worden opgelegd.

Food and Drug Administration (FDA)
Een FDA notificatie uit 2011 ten aanzien van specifieke archiveringseisen geeft ook een zeer goede samenvatting van de SOP’s die door 21 CFR Part 211 worden vereist.

“Written procedures (standard operating procedures – SOPs), are required for many Part 211 records. The current SOP requirements were initially provided in a final rule published in the Federal Register of September 29, 1978 (43 FR 45014), and are now an integral and familiar part of the drug manufacturing process.”

De 25 SOPs onder 21 CFR Part 211 omvatten:

  • 211.22(d)-Responsibilities and procedures of the quality control unit;
  • 211.56(b)-Sanitation procedures;
  • 211.56(c)-Use of suitable rodenticides, insecticides, fungicides, sanitizing agents;
  • 211.67(b)-Cleaning and maintenance of equipment;
  • 211.68(a)-Proper performance of automatic, mechanical, and electronic equipment;
  • 211.80(a)-Receipt, identification, storage, handling, sampling, testing, and approval or rejection of components and drug product containers or closures;
  • 211.94(d)-Standards or specifications, methods of testing, and methods of cleaning, sterilizing, and processing to remove pyrogenic properties for drug product containers and closures;
  • 211.100(a)-Production and process control;
  • 211.110(a)-Sampling and testing of in-process materials and drug products;
  • 211.113(a)-Prevention of objectionable microorganisms in drug products not required to be sterile;
  • 211.113(b)-Prevention of microbiological contamination of drug products purporting to be sterile, including validation of any sterilization process;
  • 211.115(a)-System for reprocessing batches that do not conform to standards or specifications, to insure that reprocessed batches conform with all established standards, specifications, and characteristics;
  • 211.122(a)-Receipt, identification, storage, handling, sampling, examination and/or testing of labeling and packaging materials;
  • 211.125(f)-Control procedures for the issuance of labeling;
  • 211.130-Packaging and label operations, prevention of mixup and cross contamination, identification and handling of filed drug product containers that are set aside and held in unlabeled condition, and identification of the drug product with a lot or control number that permits determination of the history of the manufacture and control of the batch;
  • 211.142-Warehousing;
  • 211.150-Distribution of drug products;
  • 211.160-Laboratory controls;
  • 211.165(c)-Testing and release for distribution;
  • 211.166(a)-Stability testing;
  • 211.167-Special testing requirements;
  • 211.180(f)-Notification of responsible officials of investigations, recalls, reports of inspectional observations, and any regulatory actions relating to good manufacturing practice;
  • 211.198(a)-Written and oral complaint procedures, including quality involving specifications failures, and serious and unexpected adverse drug experiences;
  • 211.204-Holding, testing, and reprocessing of returned drug products;
  • 211.208-Drug product salvaging.

Europese Unie
SOP-eisen binnen de EU-GMP worden voornamelijk gespecificeerd in de EU Guidelines to Good Manufacturing Practice of Eudralex Vol. 4 (EU-GMP Guide). Er is geen uitgebreide lijst, maar hoofdstuk 4 van deel 1 (Documentatie) van de gids geeft een aantal voorbeelden:

“There should be written policies, procedures, protocols, reports and the associated records of actions taken or conclusions reached, where appropriate, for the following examples:

  • Validation and qualification of processes, equipment and systems;
  • Equipment assembly and calibration;
  • Technology transfer;
  • Maintenance, cleaning and sanitation;
  • Personnel matters including signature lists, training in GMP and technical matters, clothing and hygiene and verification of the effectiveness of training;
  • Environmental monitoring;
  • Pest control;
  • Complaints;
  • Recalls;
  • Returns;
  • Change control;
  • Investigations into deviations and non-conformances;
  • Internal quality/GMP compliance audits;
  • Summaries of records where appropriate (e.g. product quality review);
  • Supplier audits.”

Hoofdstuk 4.30 eist dat procedures “should be available for major items of manufacturing and test equipment.”

World Health Organisation (WHO)
Een zeer uitgebreide lijst is te vinden in de WHO-gids voor goede fabricagemethoden (GMP) eisen, Deel 1: Standaard operationele procedures en master formules . Hoewel geschreven als onderdeel van het wereldwijde programma voor vaccins en immunisatie, vaccin aanbod en de kwaliteit, geeft dit overzicht ook voor andere farmaceutische bedrijven een waardevolle leidraad.

Meer dan 75 SOPs worden opgesomd in bijlage 1 (“List of Document Requirements”). Deze zijn ingedeeld in de volgende gebieden:

  • Raw Materials
  • Biological Starting Materials
  • Facility
  • Equipment (Production and QC)
  • Production
  • Labelling and Packaging
  • Quality Control
  • Quality Assurance
Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: