Skip to content

15 aandachtspunten voor een Medische Hulpmiddelen start-up

21 juni 2015

 

medischehulpmiddelen

U heeft een mooi product ontwikkeld. Maar plotseling krijgt u van iemand te horen dat het product valt onder de medische hulpmiddelen. Dat betekent dat een productregistratie moet worden aangevraagd en goedgekeurd voordat uw product op de markt kan worden gebracht. Het overkomt menig creatief ontwerper in de zorgsector of ontwerper van mobiele apps.

Er zijn twee belangrijke voorwaarden om een medisch hulpmiddel op de markt te brengen:

  • Ontwerp controles
  • Een kwaliteitsmanagementsysteem

Door het negeren van deze twee voorwaarden heeft u een kwetsbaar begin als start-up. Grote kans dat u niet kunt aantonen dat het medisch hulpmiddel in overeenstemming is met de essentiële eisen voor veiligheid en werkzaamheid, zoals vermeld in bijlage I van de Europese richtlijn medische hulpmiddelen (93/42/EEG).

Als start-up in de medische hulpmiddelen sector heeft u de hele dag al veel dingen aan uw hoofd om het product en de techniek dichter en dichter bij de volgende mijlpaal in het ontwikkelproces te krijgen. Dan maakt u zich natuurlijk vooralsnog wat minder zorgen over een stap die nog ver in de toekomst lijkt te liggen: de productregistratie. Toch moet u daar bij aanvang van het ontwikkeltraject al over nadenken. De infrastructuur van het project moet zijn gebaseerd op de regels van de Europese en/of FDA richtlijnen en de ISO 13485 norm. Als u dit doet, zorgt u er voor dat de ontwerpactiviteiten resulteren in de nodige ontwerpdocumentatie en registraties waarmee u naleving van de wet- en regelgeving kunt aantonen: een kritische voorwaarde voor een snelle registratie van het product.

Om u te helpen, geef ik u hierbij een lijst van 15 aandachtpunten bij uw eerste productregistratie.

ONTWERP CONTROLES

# 1 – Opzetten ontwerp controles / design & development procedure (s)

Raadpleeg ISO 13485 §7.1 en 7.3 en FDA 21 CFR 820,30 . Maak vooraf een procedure die uw ontwerp en ontwikkeling proces beschrijft en volg deze procedure. De procedure hoeft niet in detail te vermelden welke activiteiten moeten worden uitgevoerd. De belangrijke elementen van de procedure zijn:

  • Het vaststellen van de kritische kwaliteitsaspecten van het product (zie stap 2)
  • Het opstellen van een projectplan (zie stap 4) waarin de fases van ontwerp en ontwikkeling worden beschreven, de momenten van formele ontwerpbeoordelingen, en de verantwoordelijkheden van het projectteam.
  • De wijze waarop wordt geverifieerd en gevalideerd dat het product aan de kritische kwaliteitsaspecten voldoet.
  • De project resultaten: in het bijzonder het ontwerp dossier en het technisch dossier van het product.

# 2 – Definieer en documenteer de gebruikerswensen

Definieer en documenteer het beoogde gebruik en de indicaties voor gebruik. De gebruikerswensen beschrijven hoe het product zal worden gebruikt. Behoeften van de gebruiker helpen bij het vaststellen van het kader voor uw productontwerp. Beoogd gebruik beschrijft de klinische waarde van het hulpmiddel. Indicaties voor gebruik hebben betrekking op de klinische toepassingen en de wijze waarop de patiënt of behandelaar het product toepast.

# 3 – Opzetten van een regulatory strategy

Identificeer de toepasselijke wet- en regelgeving en de product classificatie (gebaseerd op het beoogde gebruik en de indicaties voor gebruik) voor alle markten waar het product op de markt zal worden gebracht. Voor Europa kan dat aan de hand van de MEDDEV 2.4/1 Medical Device Risk Classification. Dit zal helpen bij het bepalen van de wijze waarop de conformiteitsbeoordeling door overheden en/of aangemelde instanties zal plaatsvinden.

De classificatie van het product heeft te maken met het gezondheidsrisico van het product. Dit hangt onder andere af van de wijze van gebruik (buiten het lichaam, in het lichaam, op beschadigd weefsel of in de bloedbaan) en de duur van het contact. Hoe hoger het risico hoe meer aandacht aangemelde instanties en overheden besteden aan het beoordelen van de baten-risico verhouding. Met andere woorden, er wordt beoordeeld of het product voldoet aan de essentiële eisen voor veiligheid en werkzaamheid, vandaar de zogenaamde conformiteitsbeoordeling.

Het is belangrijk om vooraf de gewenste markten en de regulerende classificatie van het product in elk van deze markten vast te stellen. Het bepaalt namelijk de mate waarin het bewijs van overeenstemming met de essentiële eisen moet worden vastgelegd.

# 4 – Definieer en documenteer een ontwerp en ontwikkelplan

Identificeer belangrijke mijlpalen (zie ISO 13485 §7.3) en verantwoordelijkheden voor het project in een ontwerp en ontwikkelplan. De mijlpalen worden meestal gevormd door de overgangen tussen de verschillende projectfasen. Een faseovergang gaat meestal gepaard met een formele ontwerpbeoordeling waarin een go/no-go beslissing wordt genomen.  Het projectplan beschrijft op welk moment deze beoordelingen moeten plaatsvinden, welk bewijs dan moet worden geleverd en wie verantwoordelijk zijn voor de beslissingen.

U hoeft niet het hele project tot op de activiteit nauwkeurig te plannen. Vaak wordt tijdens de ontwerpbeoordeling een plan afgegeven voor de volgende projectfase en een verantwoording gegeven dat de voorgaande fase afdoende bewijs heeft opgeleverd. De criteria voor afdoende bewijs moeten duidelijk zijn vastgesteld in het plan, zodat ad hoc besluitvorming, waarbij belangrijke aspecten over het hoofd worden gezien, wordt voorkomen.

# 5 – Opzetten van de Design History File

De Design History File (DHF) is een veelgebruikte term uit de FDA Quality System Regulations (21 CFR 820). De DHF bevat alle documenten en registraties die tijdens het uitvoeren van het ontwerp en ontwikkelplan worden geproduceerd, inclusief het plan zelf, alle gebruikerswensen, alle ontwerpeisen, alle specificaties, alle testprotocollen en rapporten. De DHF moet altijd up to date zijn en overzichtelijk worden georganiseerd ten behoeve van traceerbaarheid en vindbaarheid van de documenten. De opzet van de DHF wordt daarom vaak in het ontwerp en ontwikkelplan vastgesteld.

# 6 – Definieer en documenteer het risicomanagementplan

Raadpleeg EN ISO 14971: 2012 voor het opstellen van risicomanagement procedures. Zoals gezegd is het aantonen van een gunstige risico-baten verhouding een voorwaarde voor het op de markt brengen van een medisch hulpmiddel. Daarvoor moeten de productrisico’s worden geïdentificeerd, geanalyseerd en geëvalueerd.

Het risicomanagementplan beschrijft de timing en het type van risicomanagement activiteiten tijdens het ontwerp en de ontwikkeling van het product. Door vroeg in het ontwikkeltraject te beginnen met risicomanagement kunnen noodzakelijke ontwerpmaatregelen ter beperking van de risico’s vroegtijdig worden genomen. Dit beperkt de kosten voor ontwerpwijzigingen. Ook de verificatie en validatie activiteiten worden op basis van de risico’s gepland.

Risicomanagement begint met een evaluatie van de essentiële eisen. Welke eisen zijn van toepassing op het product? Welke gevaren komen hieruit voort? Voor Europa staan de essentiële eisen in de van toepassing zijnde richtlijn medische hulpmiddelen.

De risicomanagement file bevat alle documentatie met betrekking tot de geïdentificeerde gevaren, de analyses van de productrisico’s, de risico’s van het bijbehorende fabricageproces en de gebruiksrisico’s voor de patiënt of behandelaar. De risicomanagement file is een levend document, wat betekent dat het wordt bijgewerkt gedurende de gehele levenscyclus van het product.

# 7 – Definiëren en documenteren van ontwerp input

De ontwerp input beschrijft fysieke, functionele, prestatie-, en alle andere producteisen. De ontwerpeisen worden uitgedrukt op een manier die objectief en meetbaar is. De ontwerp input is een vertaling van de gebruikerswensen en essentiële eisen naar kritische productkenmerken.

# 8 – Definiëren en documenteren van ontwerp output

In de FDA 21 CFR 820.181 wordt gesproken over de Device Master Records (DMR). Dit zijn de documenten die het volgende bevatten:

  • De ontwerpspecificaties van het product
  • De specificatie van het fabricageproces
  • De specificatie van het kwaliteitscontroleplan: alle testmethoden en acceptatiecriteria voor inkomende goederen keuring, in-proces inspecties en eindcontroles
  • Alle specificaties voor verpakking en labeling
  • Alle specificaties van de werkwijze van het installeren en onderhouden van het hulpmiddel

Indien een inhoudelijke wijziging van één van deze specificaties noodzakelijk is spreekt men van een ontwerpwijziging. Er moet op worden toegezien dat deze ontwerpwijzigingen worden beheerst. Wijzigingsprocedures moeten waarborgen dat wijzigingen niet tot ongemerkte risico’s leiden.

# 9 – Definiëren en documenteren van het verificatie en validatieplan

Met een ontwerpverificatie wordt vastgesteld of het hulpmiddel aan de kritische producteisen heeft voldaan. Tijdens het uitvoeren van de testen wordt veel bewijs van overeenstemming met essentiële eisen verzameld. Het is dus van het grootste belang om deze testen vooraf te plannen. De testen worden vooraf in protocollen vastgelegd. De gebruikte testmethodes moeten in overeenstemming zijn met de geharmoniseerde internationale normen en standaarden. De protocollen en rapporten worden verzameld in de DHF.

Met de ontwerpvalidatie wordt vastgesteld of het product geschikt is voor het beoogde gebruik en de indicatie voor gebruik. Om de klinische werkzaamheid en veiligheid van het product vast te stellen wordt klinisch bewijs verzameld. Dat kan gebeuren door middel van het verrichten van klinisch onderzoek. Maar bewijs kan ook worden verzameld uit reeds gepubliceerd onderzoek met vergelijkbare hulpmiddelen, de zogenaamde voorlopers. Radar heeft laten zien dat men hier wel terughoudend in moet zijn.

# 10 – De conformiteitsbeoordeling

Om voor een conformiteitsbeoordeling van het product in aanmerking te komen moet u een technisch productdossier opstellen. Richtlijnen beschrijven welke opzet voor welke markt en voor welke productclassificatie noodzakelijk is. Bepalend is ook of het een nieuwe technologie betreft dan wel een verbetering op een bestaande technologie.

HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM

Om het product daadwerkelijk te fabriceren heeft u een operationele omgeving nodig waarnaar het ontwerp kan worden overgedragen: de design transfer. Deze operationele omgeving moet een geschikt kwaliteitsmanagementsysteem hebben om te waarborgen dat elk gefabriceerd hulpmiddel aan de specificaties voldoet voordat het wordt gedistribueerd.

FDA eist dat medische hulpmiddelen bedrijven een kwaliteitsmanagementsysteem hebben in overeenstemming met de 21 CFR 820 regelgeving. Andere markten eisen een geschikt kwaliteitsmanagementsysteem. Om dit aan te tonen wordt over het algemeen een ISO 13485 certificaat gebruikt. Een volledig managementsysteem is nodig voordat het product naar de markt gaat. Echter, voor een start-up die nog in ontwikkeling is, is het geleidelijk opbouwen van het managementsysteem verstandig. Naarmate je verder in productontwikkeling en het (pre)klinische gebruik en de eventuele registratie van het hulpmiddel komt, zullen meer procedures moeten worden ontwikkeld.

Hier enkele aandachtspunten voor het kwaliteitsmanagementsysteem

# 11 – Opzetten leveranciersbeoordelingsprocedure

Ervoor zorgen dat u geschikte materialen en componenten gebruikt is één van de meest complexe processen binnen uw managementsysteem. Raadpleeg ISO 13485 §7.4 en FDA 21 CFR 820,50 voor de leveranciersbeoordelingen, maar lees zeer zeker ook een voorgaande blog over het inkoopproces. Formaliseren van de leveranciersselectie en het definiëren van de evaluatie en monitoring criteria zullen u helpen leveranciers verstandig te kiezen. Ook de wijze waarop de kwaliteit van de ingangsmaterialen zal worden gecontroleerd moet worden vastgesteld, in het bijzonder de grondstoffen en componenten die grote invloed hebben op de kwaliteit van het eindproduct.

Stel een lijst op van erkende leveranciers. Hieronder vallen ook alle dienstverleners zoals testlaboratoria die de verificatietesten en het klinisch onderzoek zullen uitvoeren of begeleiden; kalibratie diensten, etc.

# 12 – Opzetten van document control / record management procedures

ISO 13485 eist dat een aantal documenten en registraties beschikbaar zijn: zie voor een overzicht een voorgaande blog. Deze documenten moeten zodanig worden beheerd dat zij gedurende de hele levenscyclus van het hulpmiddel voor raadpleging beschikbaar zijn. Daarvoor moet u procedures vaststellen.

De fabricage van elk hulpmiddel moet traceerbaar worden geregistreerd. In FDA termen wordt gesproken van een Design History Record. Alle gebruikte middelen worden vastgelegd. Ondersteunend bewijs moet beschikbaar zijn van de geschiktheid van deze middelen: bewijs van kwalificatie (IQ,OQ,PQ), bewijs van kalibratie en onderhoud, bewijs van de gebruikte instellingen, bewijs van voldoen aan de acceptatiecriteria voor de procesparameters. Resultaten van de inkomende goederen keuringen, in-proces inspecties en eindcontroles behoren ook tot de DHF. Identificatie en traceerbaarheid van alle gebruikte materialen en gefabriceerde producten is vereist. Ook moet de status van het product, al dan niet vrijgegeven, duidelijk blijken uit de registratie.

# 13 – Opzetten van procedures voor verbetering (CAPA)

Hoe goed alles ook gepland, het kan nooit volledig worden voorkomen dat er afwijkende producten (producten die niet aan de ontwerpspecificaties voldoen) worden gefabriceerd. Als dat wordt vastgesteld moet worden beoordeeld of de afwijking kan worden voorkomen. Is dat het geval, dan moeten verbetermaatregelen worden genomen. De noodzaak voor verbetermaatregelen kan in enige mate risico gebaseerd worden genomen. Hiervoor moeten procedures beschikbaar zijn. Ook is enige mate van statistische procescontrole noodzakelijk om de prestatie van de fabricageprocessen in de tijd te kunnen volgen.

# 14 – Opzetten van procedures voor waakzaamheid

Meldingen van  patiënten of behandelaars betreffende producten die niet aan de verwachtingen voldoen moeten worden onderzocht. Niet alleen moet worden gekeken of een afwijking van de specificaties de klacht heeft veroorzaakt, in welk geval verbetermaatregelen overwogen moeten worden. Maar ook moet worden beoordeeld of er mogelijk meer producten met dezelfde afwijking op de markt zijn; bijvoorbeeld producten van dezelfde partij of producten met hetzelfde ondeugdelijke productkenmerk. In dat geval moet worden overwogen om deze producten terug te roepen: de zogenaamde recall. Overheden en aangemelde instanties moeten tijdig worden geïnformeerd over potentiële risico’s met ondeugdelijke medische hulpmiddelen op de markt.

# 15 – De audit

Behalve dat de overheid of de aangemelde instantie uw kwaliteitsmanagementsysteem zal beoordelen tijdens een audit, wordt u ook geacht een eigen programma van interne audit te handhaven. Ook kritische leveranciers moeten onderdeel vormen van het auditprogramma. Zorg ervoor dat een auditschema beschikbaar is met voldoende reikwijdte. De interne audit helpt u om zelf te beoordelen of het kwaliteitsmanagementsysteem geschikt is voor het beoogde doel: het op de markt brengen van een veilig en effectief medisch hulpmiddel.

BEZINT EER GE BEGINT

Het geheel kan wat overweldigend overkomen op een beginnend ondernemer in de medische hulpmiddelen sector. Laat u daarom goed informeren en desnoods begeleiden als u ook maar het vermoeden heeft dat u mogelijk begint aan de ontwikkeling van een medisch hulpmiddel.  Neem daarvoor gerust contact met mij op.

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: