Spring naar inhoud

Kunnen SOP’s effectief worden voordat training is voltooid?

18 november 2018
tags: ,

kwaliteitsmanagement

Onlangs kwam ik op LinkedIn de volgende interessante vraag tegen, waar denk ik iedereen wel eens mee stoeit: Kunnen SOP’s effectief worden voordat training is voltooid? Er werden daarbij 2 benaderingen voorgelegd.

  • Benadering 1: SOP wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke personen en nadat de training door de gebruikers is voltooid wordt de SOP effectief. Uitdaging in benadering 1: Oude versie van SOP is nog steeds effectief. Medewerkers die getraind zijn in de nieuwe versie (nog niet effectief) zouden nog steeds de oude versie (inclusief de tekortkomingen die zijn verbeterd met de nieuwe versie) moeten volgen tot de tijd dat de nieuwe versie effectief is. Dit kan conflicten / verwarring veroorzaken bij routinematig / operationeel werk.
  • Benadering 2: SOP wordt onmiddellijk effectief nadat hij is goedgekeurd door de verantwoordelijke personen. Medewerkers worden getraind in de herziene effectieve versie van de SOP voordat ze de betreffende werkzaamheden voor het eerst na goedkeuring van de SOP gaan uitvoeren. Op deze manier is er geen verwarring / conflict in hun routine / operationeel werk. Uitdaging in benadering 2: Hoe kan een SOP effectief worden gemaakt zonder training te geven. Fundamentele basis van verandermanagement is niet alleen om een verandering te initiëren maar ook om de verandering te communiceren. Deze communicatie wordt mogelijk gemaakt door middel van training.

De reacties gingen allemaal voor benadering 1, maar geen enkele reactie behandelde de essentie van de vraag. Beheersing van de effectiviteit van procedures gebeurt altijd op groepsniveau, terwijl het logischer zou zijn om die op individueel niveau te beheersen. Om dit te benadrukken nog wat dilemma’s met benadering 1: Wanneer wordt de procedure effectief? Als de laatste gebruiker is getraind? Ook als de laatste gebruiker op vakantie of langdurig ziek is?

De meest gebruikte aanpak is om een trainingswindow te definiëren: een periode nadat de procedure is goedgekeurd, waarbinnen de training door gebruikers moet zijn gevolgd. Dit leidt vaak tot lange lijsten van mensen die achterstallig zijn met hun training, wat dan weer tijdens de directiebeoordeling besproken moeten worden. Voordeel is wel dat op voorhand duidelijk is wanneer de nieuwe werkwijze ingaat. Bij kritische verbeteringen kan het trainingswindow dan behoorlijk kortdurend zijn. Omdat de verantwoordelijken er dan ook bovenop zitten, wordt over het algemeen de gebruikersgroep snel en volledig getraind. Bij minder belangrijke wijzigingen ontbreekt die aandacht en is het trainingswindow zodanig lang dat gebruikers hun training vergeten te doen. Ook ontstaan er soms technische problemen bij leermanagementsystemen: een eenmaal ingegeven trainingswindow kan niet meer worden aangepast, ook niet als nog niet iedereen is getraind, of als iedereen eerder de training heeft afgerond. Dergelijke aanpassingen zijn vanwege de onduidelijkheid die ze creëren ook niet gewenst.

De meest ideale oplossing ben ik slechts één keer tegengekomen. Dit bedrijf werkte met een elektronisch systeem voor het vastleggen van de productiehandelingen. Als een medewerker een handeling opstartte waarvoor de SOP was gewijzigd, maar waarvoor de medewerker nog niet was getraind, dan moest de medewerker eerst de wijziging bestuderen en aftekenen voor gelezen en begrepen. Hierbij is dus eigenlijk sprake van benadering 2, maar waarbij wel wordt geborgd dat gebruikers tijdig worden getraind (geïnformeerd over de wijziging). Helaas is een dergelijke borging bij de meeste bedrijven niet mogelijk. Wanneer voor benadering 2 wordt gekozen, zouden leidinggevenden ervoor moeten zorgen dat medewerkers, voordat ze aan een bepaalde taak beginnen, op de hoogte worden gebracht van de laatste wijzigingen in de procedure of het werkvoorschrift. Omdat niemand daarop vertrouwt hebben we benadering 1 als zwaktebod gekozen.

Wat is jullie benadering en wat zijn jullie ervaringen hiermee?

No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.

%d bloggers liken dit: