Skip to content

Ben je klaar voor de MDSAP

29 oktober 2017

normen

Vanaf 1 januari 2019 zullen fabrikanten van klasse II, III en IV medische hulpmiddelen die hun producten in Canada willen verkopen, zich moeten aanpassen aan het Medical Device Single Audit Program (MDSAP). De MDSAP is een enkelvoudig auditprogramma waarmee erkende auditorganisaties (waaronder diverse aangemelde instanties) één enkele audit uitvoeren, waarbij zij nagaan of zij voldoen aan de eisen inzake goede productiepraktijken (GMP) van alle regelgevende instanties die deelnemen aan het programma. Naast Canada nemen de volgende landen deel aan het programma: Verenigde Staten, Japan, Brazilië en Australië. Het programma bevindt zich momenteel in de proeffase. Deskundigen van de Europese Commissie nemen deel als waarnemer in het internationale MDSAP proefprogramma. Canada gaat nu voorop in het invoeren van het MDSAP-programma.

Wat is het MDSAP? De Global Harmonization Task Force heeft zich al jaren ingezet voor harmonisatie van de regelgeving ten aanzien van medische hulpmiddelen. Onlangs hebben overheden een directere rol opgepakt voor de harmonisatie en is de GHTF overgegaan in het International Medical Device Regulators Forum (IMDRF). Het eerste project dat door het IMDRF is opgepakt is het MDSAP programma. Fabrikanten die wereldwijd verkopen, worden momenteel geconfronteerd met een groeiend aantal externe regelgevers die hen vaker bezoeken dan voorheen. Het MDSAP streeft ernaar om de auditlast voor de industrie te verminderen, en probeert de benodigde inspanningen van elke wetgever te verminderen door de inzet en de middelen op een slimme manier te combineren. MDSAP heeft voor u als fabrikant aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, transparantie en harmonisatie. Inschrijven in dit programma kan uw markttoegang voor de deelnemende landen versnellen. Bijvoorbeeld, Brazilië heeft een bewijs van een positieve inspectie van het kwaliteitsmanagementsysteem nodig voor markttoelating van een hulpmiddel. Het regelen van een dergelijke inspectie kan bij Braziliaanse autoriteit Anvisa soms enkele jaren duren. Als de fabrikant al een positief MDSAP auditresultaat heeft, is een afzonderlijke inspectie door de Anvisa niet meer nodig

Sommige fabrikanten zullen niet in alle deelnemende landen hun producten verkopen. Fabrikanten kunnen de regulering van een bepaalde markt niet als MDSAP auditcriterium uitsluiten als zij actief op die markt verkopen. Maar fabrikanten zullen omgekeerd niet worden beoordeeld op een verordening die niet op hun afzetgebied van toepassing.

Elke fabrikant kan zich volledig voorbereiden op een MDSAP audit. In overeenstemming met het transparantie principe is alle informatie over het auditprogramma beschikbaar via de FDA MDSAP website. Gedegen voorbereidingen zullen het kwaliteitsmanagementsysteem verbeteren in overeenstemming met de regelgevingseisen en het risico op negatieve auditresultaten minimaliseren. Helaas hebben fabrikanten meer aan hun hoofd, waaronder ook de naleving van de herziene ISO 13485:2016 en de Europese verordeningen. Met een voorbereiding op de MDSAP-audit kan de fabrikant ook naleving van de ISO 13485 bereiken. Echter, het MDSAP audit programma is nog gebaseerd op ISO 13485:2003. Een aanpassing aan ISO 13485:2016 zal snel moeten volgen. Ook kan grotendeels overeenstemming met de Europese regelgeving worden bereikt, aangezien sommige van de duidelijke richtlijnen en instructies in MDSAP in overeenstemming zijn met vagere eisen in de MDR.

Uiteraard heeft transparantie ook zijn nadelen. De MDSAP-audits worden uitgevoerd namens meerdere regelgevers. Alle auditresultaten worden door alle deelnemende regelgevers beoordeeld. Bijgevolg kunnen geconstateerde afwijkingen leiden tot maatregelen door één of meerdere autoriteiten. Ook krijgen regelgevers afwijkingen gepresenteerd die niet als afwijking op hun verordening kan worden beschouwd. Onder MDSAP zal bijvoorbeeld de FDA zicht hebben afwijkingen op het gebied van directiebeoordeling waaraan zij zelf geen eisen stelt.

Tot nu toe heeft alleen Canada een definitieve overgang naar de MDSAP aangekondigd. Het certificaat voor het kwaliteitsmanagementsysteem is een vereiste voor het indienen van een Medical Device License (MDL) bij Health Canada. Vanaf 1 januari 2019 accepteert Health Canada alleen kwaliteitsmanagementsysteemcertificaten die zijn verkregen volgens de MDSAP systematiek. Vooruitlopend hierop heeft Health Canada al geregeld dat alle Canadian Medical Devices Conformity Assessment System (CMDCAS) certificaten die op dit moment worden afgegeven op 31 december 2018 verlopen. Alle CMDCAS certificaten zullen na deze datum niet meer geldig zijn. Reeds gecertificeerde bedrijven hebben tot 31 december 2018 de tijd om zich aan te passen aan de MDSAP. Vanaf 1 januari zal Health Canada geen nieuwe CMDCAS certificaten meer accepteren. Voor degenen met een certificaat dat in 2017 verloopt is het noodzakelijk te overwegen of men nu direct een MDSAP audit wil ondergaan, of dat men een CMDCAS audit wil ondergaan met een beperkte geldigheid. Hetzelfde geldt voor degenen die de Canadese markt voor de eerste keer benaderen en nog geen kwaliteitsmanagementsysteemcertificaat voor Canada hebben.

Dus? Ben je klaar voor de MDSAP?

Advertenties

De compliance uitdaging voor MedTech startups

29 oktober 2017

medischehulpmiddelen

Naleving van de regelgeving wordt een steeds grotere uitdaging en belasting voor de medische hulpmiddelen industrie. Het aantal eisen dat aan de industrie wordt gesteld neemt alleen maar toe. Neem bijvoorbeeld de laatste wijziging van de Europese verordeningen van toepassing voor medische hulpmiddelen en in-vitro diagnostica. In de afgelopen jaren hebben meerdere overheden regelgeving vastgesteld waaraan voldaan moet worden om medische hulpmiddelen op hun markt te brengen. Een fabrikant moet voor elke nieuwe markt opnieuw bepalen of aan de daar geldende regelgeving is voldaan. Het opstellen van een kwaliteitsmanagementsysteem en regelgevingsstrategie bij aanvang van de productontwikkeling is een absolute vereiste om alle wettelijke eisen tijdig in beeld te krijgen.

Is deze uitdaging al enorm voor de bestaande bedrijven, voor startups blijkt het vaak het voornaamste struikelblok. Nieuwkomers op de markt die onbekend zijn met de regelgeving, hebben vaak al aanzienlijke stappen ondernomen in het ontwerpen van het product, voordat rekening wordt gehouden met regelgeving. Sommigen hebben vastgesteld dat hun product geen medisch hulpmiddel is terwijl het dit in feite wel is (of omgekeerd). Dit overkomt voornamelijk software ontwikkelaars die niet zorgvuldig bepalen of ze een medisch hulpmiddel maken of een fitness app waarmee de conditie kan worden gemonitord. Startups moeten vaak terug naar de tekentafel om hun ontwerp aan de algemene veiligheid en prestatie-eisen te laten voldoen, of opnieuw hun ontwerp laten testen om de overeenstemming met deze eisen afdoende te kunnen aantonen. Dit is vooral tragisch omdat hierdoor de voordelen van innovatieve technologieën later voor de patiënten beschikbaar komen. Aandacht voor regelgeving aan het begin van de startup is dus van groot belang voor een snel succes.

Eén van de problemen is de hoeveelheid en de verspreide aard van informatie met betrekking tot wet- en regelgeving. Elke regelgevingsgebied kent zijn eigen wetgeving, met uiteenlopende eisen. Het werk van het International Medical Devices Regulators Forum (IMDRF) en het Medical Device Single Audit Program (MDSAP) zijn hoopvolle voorbeelden van actieve samenwerking voor de mondiale harmonisatie van de eisen. Dit zorgt voor groei voor de wereldwijde medische hulpmiddelenindustrie en sneller toegang tot innovatieve gezondheidszorg. Maar voorlopig lijkt voor startups de wereld nog op een ondoordringbare jungle, een woud vol vragen. Bijvoorbeeld:

  • Hoe verloopt de markttoelating van het product in elke regelgevingsgebied?
  • Wat is de beste route voor de conformiteitsbeoordeling, afhankelijk van de risicoclassificering in het regelgevingsgebied?
  • Welke voorschriften en normen zijn relevant en welke niet? Wanneer worden ze afgedwongen? Wat zijn geharmoniseerde of erkende normen? Zijn die erkend door alle regelgevers? Zijn richtlijnen zoals de MEDDEV, NBOG, IMDRF/GHTF richtlijnen, FDA guidance for industry relevant?
  • Heb ik ook een ISO 13485 gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem nodig als de fabricage van het hulpmiddel is uitbesteed?
  • Wat is het verschil tussen ontwerpverificatie en -validatie en hoe verhouden ze zich tot de algemene eisen voor veiligheid en prestatie, de essentiële principes, klinische evaluatie, risicobeheersing of post-market surveillance? Moet er wel of niet een klinische studie worden uitgevoerd?
  • En als je dit allemaal al in kaart hebt, hoe blijf je up-to-date met nieuwe wet- en regelgeving en normen?

De nieuwe eisen die zijn vastgelegd in de Europese medische hulpmiddelen verordening voor de ‘voor de naleving van de regelgeving verantwoordelijke persoon’ (artikel 15 in de MDR en de IVDR) benadrukken voor mij ook het contrast tussen de ambitie van de ondernemer en de verantwoordelijkheid die verband houdt met de regelgeving. Er zijn voor naleving al een toegewijde medewerker, middelen en kennis noodzakelijk die bij de meeste startups niet beschikbaar zijn. Bovendien moet in de praktijk de gehele organisatie (intern of uitbesteed) op elk niveau betrokken zijn bij de naleving. Het hele team moet voldoende kennis hebben van de vereisten en moet de verantwoordelijkheid nemen voor de naleving ervan. De ‘voor de naleving van de regelgeving verantwoordelijke persoon’ houdt intern toezicht en ondersteunt met informatie.

Kwaliteitsmanagement bij het opstarten: Wat je wel en niet te negeren

Kwaliteitssystemen kunnen het laatste zijn waaraan een startup denkt, omdat het commercialiseren van het product voorrang heeft. Maar het is niet goed om de ontwikkeling van uw kwaliteitssysteem vanaf het begin te negeren. Het opzetten van het systeem moet parallel lopen aan de activiteiten, anders overvalt het u op het moment dat u het verzoek voor marktgoedkeuring (CE-markering) indient. En bij de toegenomen eisen van de nieuwe verordening zal dat allesbehalve een aangename verrassing zijn. Het inzetten van middelen voor naleving is een investering in toekomstbescherming.

Het implementeren en onderhouden van een QMS is een cruciaal onderdeel van de naleving van de regelgeving. Zet een kwaliteitsmanagementsysteem op dat past bij de huidige bedrijfsgrootte, maar dat rekening houdt met de verwachte groei. Je moet iets vinden waar je mee kunt schalen. Er zijn methodieken die je klein en eenvoudig (maar effectief) kunt starten, maar als je groeit, kunt uitbouwen om de gewenste beheersbaarheid te behouden. Zorg er altijd voor dat het huidige personeel het systeem kan uitvoeren, beheren en onderhouden.

Hoewel het tijdrovend en duur is, moet het opzetten van een totaal kwaliteitsmanagementsysteem niet zo uitdagend zijn als het klinkt. De sleutel is om het systeem te bouwen terwijl u zich ontwikkelt, gericht op de actueel relevante aspecten van kwaliteit en de andere negeren totdat ze nodig zijn. Begin met het managementsysteem dat zich bezighoudt met de R&D activiteiten (ontwerpcontroles, risicobeheer, documentbeheer en registratiebeheer voor het opzetten van het technisch dossier) en pas later met productie en postproductie activiteiten (productiebeheersing, leveranciersmanagement, klachtenmanagement, vigilantie, CAPA, wijzigingsmanagement) . ISO 13485 kan worden gebruikt om een kwaliteitssysteem op te bouwen voor wereldwijde markten. Maar houdt wel rekening met wettelijke eisen voor specifieke markten, zoals 21 CFR820 Quality System Regulations voor de Amerikaanse markt. Ook de nieuwe Europese verordeningen hebben aanvullende kwaliteitsmanagementsysteem eisen.

Ontwerpcontroles, essentieel voor een QMS, helpen bij het ontwerpproces door belangrijke aspecten van ontwikkeling vast te leggen om te bewijzen dat uw product voldoet aan de wettelijke eisen voor veiligheid en prestatie. Evenzo helpt risicomanagement om aan te tonen dat u de risico’s heeft overwogen en beperkt. Documentbeheer is het proces dat die stukken van de puzzel samenhoudt. Te vaak nemen bedrijven de eerste stap voor documentbeheer te laat, waardoor de registraties die nodig zijn om aan te tonen dat aan de eisen is voldaan, verloren zijn gegaan in gedecentraliseerde bestandsystemen of erger, in de laden van de engineers. Ontwerpcontroles gecombineerd met documentbeheer zorgt ervoor dat u bij de aanvraag voor marktgoedkeuring niet moet constateren dat essentiële gegevens onvolledig of überhaupt niet zijn vastgelegd.

Hoe de regelgevingstrategie te plannen

De regelgevende last voor het opstarten als medisch hulpmiddelen fabrikant is één van strengste van alle sectoren, en met goede reden. Het maken van producten voor implantatie of gebruik in het menselijk lichaam vereist dat u aan hoge veiligheids- en effectiviteitseisen moet voldoen. Vanaf het begin is regelgevingsstrategie van cruciaal belang, en zijn er enkele belangrijke overwegingen die iedere medtech-startup in gedachten moet houden.

Een goede regelgevingstrategie kan voordelig zijn voor de financieringsroute. Startups moeten rekening houden met kosten die verband houden met regelgevingsprocessen. De tijd die nodig is voor en de kosten die gemaakt moeten worden voor sterilisatie validatie, verouderingstests, biocompatibiliteit en mogelijk klinische proeven worden soms niet helemaal begrepen, aangezien de initiële focus meestal ligt op de producttechnologie en niet op de gehele levenscyclus van het product. Potentiële investeerders zullen willen zien dat de startup een strategie heeft, gebaseerd op de kennis en risico’s van regelgeving. Het biedt algemeen inzicht in de volledige financieringsbehoefte en hoe deze wordt gebruikt. Kennis van regelgeving is dus essentieel voor de oprichters van startups, maar ook voor investeerders. Zij kunnen de beste vooruitzichten hebben met veelbelovende innovatieve producten, maar zolang de regelgeving niet goed wordt onderzocht, blijft er een groot risico voor het falen van de onderneming en verlies van de investering. Risicokapitalisten vinden het gelukkig steeds belangrijker om de regelgevende basis te leren. Startups doen er goed aan om een risicokapitalist te selecteren die deze moeite heeft genomen, zodat zij adequaat worden begeleid bij het opzetten van hun onderneming.

Een vroege overweging is waar u eerst goedkeuring aanvraagt. Het relatieve gemak van het verkrijgen van een CE-markering in Europa in vergelijking met de strengere eisen van de FDA is in het verleden verleidelijk geweest, maar dat verandert met de nieuwe verordening. Met de nieuwe verordeningen en de bijgewerkte ISO 13485 zullen de aangemelde instanties ook hun handen vol hebben. Het kan dus lastig zijn om een aangemelde instantie te vinden. Er wordt getwijfeld aan de bereidheid van aangemelde instanties om startups van dienst te zijn ten opzichte van de bestaande grote fabrikanten. Aangemelde instanties geven aan elke klant van dienst te willen zijn, maar het kan geen kwaad om als startup vroegtijdig contact met potentiele aangemelde instanties op te nemen. Welk regelgevingsgebied ook het eerste doel is voor commercialisering, het is verstandig om vroegtijdig de productclassificatie en de bijpassende gedetailleerde beoordelingsroute te bepalen. Aangemelde instanties ondersteunen bij deze planning, maar ook andere partijen zijn hiervoor te vinden. Zij kennen de classificatiemogelijkheden en kunnen ondersteunen bij het selecteren van vergelijkbare voorlopers en het definiëren van productclaims, indicaties en contra-indicaties. Zij hebben inzicht in mogelijke regelgevende risico’s op basis van marketing claims, producteisen, risico analyse, enz.

Plan versus SOP

29 oktober 2017

kwaliteitsmanagement

De medische hulpmiddelen industrie heeft heel wat te verwerken. Een nieuwe kwaliteitsmanagementsysteemnorm ISO 13485:2016 en de nieuwe Europese verordeningen 2017/745 en 2017/746. ISO 13485 legt nieuwe eisen op voor kwaliteitsmanagement procedures. De verordening eist meer planning. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen een procedure en een plan.

Een standaard operationele procedure, veelal afgekort SOP genoemd, is een schriftelijke werkinstructie waarin uitgebreid wordt beschreven hoe een bepaalde handeling uitgevoerd dient te worden, met als doel uniformiteit te creëren in de uitvoering van de handeling en daardoor in het eindresultaat ervan. Standaard operationele procedures stellen je in staat om plannen, regelgeving, normen en beleid te operationaliseren. Een SOP beschrijft de uit te voeren werkwijze zodanig dat ze door medewerkers in hun werkomgeving kan worden gebruikt. Met de naleving van de SOP voldoet de medewerker aan de eisen die door plannen, regelgeving, nomen en beleid aan de werkzaamheden worden gesteld. Standaard operationele procedures moeten nauwgezet worden nageleefd om de verwachte resultaten te verzekeren. Is de medewerker tijdens de uitvoering afgeweken van de procedure dan moet door middel van onderzoek worden vastgesteld of de afwijking negatieve gevolgen heeft gehad voor de beoogde kwaliteit van de resultaten. De standaard operationele procedure moet de basis vormen voor het trainingsprogramma van elke medewerker. De standaard operationele procedure moet regelmatig worden bijgewerkt aan de realiseringsomstandigheden en de werkpraktijk. Met dit laatste wordt ook de betrekkelijkheid van de “Standaard” Operationele Procedures aangegeven. Een SOP werkt alleen als de omstandigheden, de input, throughput en de output gelijk zijn. Het werkt dus voor werkzaamheden die routinematig kunnen worden uitgevoerd.

Het geheel aan SOPs vormt de kwaliteitsplanning: Activiteiten die de doelstellingen en eisen voor de kwaliteit alsmede voor de toepassing van de elementen van het kwaliteitssysteem vaststellen. In het kwaliteitsplan worden de primaire en secundaire processen op zodanige wijze op elkaar afgestemd dat de gestelde doelen worden behaald. Planning heeft betrekking op de inzet van mensen, middelen en de benutting van tijd.

Naast het kwaliteitsplan moet de fabrikant nog een veelheid aan andere plannen opleveren:

  • Ontwerp en ontwikkelingsplan
  • Risicomanagementplan
  • Validatie master plan
  • Post-market surveillance plan (PMS plan)
  • Post-market Clinical Follow-up plan (PMCF plan)
  • Plan voor klinisch onderzoek
  • Auditplan
  • CAPA plan

Een plan is meer dan een SOP een strategische keuze afgestemd op een bepaalde context. ISO 9001 stelt heel duidelijk dat het kwaliteitsmanagementplan moet zijn afgestemd op de context van de organisatie. Veel andere plannen hebben betrekking op één product of productgroep of één toepassingsgebied. De mate van beheersing die wordt beoogd met het plan is afgestemd op de risico’s: risico’s bij de uitvoering van het plan en risico’s bij het gebruik van de resultaten. Voor een hoog risico product (klasse III medisch hulpmiddel of implantaat) wordt meer planning geëist, dan voor een laag risico product (klasse I, niet steriel en zonder meetfunctie).

De planningscyclus biedt houvast tijdens het plannen. Voor het maken van een goede planning neem je de volgende stappen:

  • Analyseer de huidige situatie: wat is het probleem of de vraag?
  • Bepaal de doelen: wat is de beoogde, gewenste situatie?
  • Verken de uitvoeringsmogelijkheden: wat zijn de opties, alternatieven?
  • Maak een gedetailleerd plan: wat is de te volgen handelswijze, wie doet wat voor wanneer, wat zijn de deliverables?
  • Evalueer het plan: zijn alle betrokkenen het eens met de gekozen aanpak?
  • Voer het plan uit.
  • Beoordeel het resultaat: heb je de doelen gehaald?

De bovengenoemde cyclus betekent niet dat je voordat je aan de uitvoering begint je plan al volledig uitgewerkt moet hebben. Veel plannen worden later nog in meer detail uitgewerkt in protocollen. Ook SOPs kunnen worden gebruikt bij de uitvoering van het plan. Veel plannen leiden tot deelplannen. De Agile methodiek kan worden gebruikt, waarbij de hele route naar het einddoel wordt opgedeeld in beheersbare stappen. Maar er is altijd een einddoel, een idee dat richting geeft, noem het ook maar een plan. Plannen hebben, meer dan SOPs, voor veel mensen een voorlopig definitief karakter. De mate waarin iedereen dat ervaart heeft te maken met het vertrouwen dat men heeft in het plan. Net zoals de naleving van SOPs gepaard gaat met de ervaring die men heeft of dat met de SOP het beoogde resultaat ook daadwerkelijk wordt bereikt.

Plannen en SOPs hebben dus doelgerichtheid als overeenkomst, maar verschillen in operationeel niveau. Plannen zijn strategisch, SOPs zijn tactisch. Plannen en SOPs hebben het vervullen van verwachtingen als overeenkomst, maar verschillen in abstractie niveau. Plannen richten zich op het vervullen van wensen, SOPs richten zich op het hiervoor benodigde gewenste gedrag. Een plan zorgt ervoor dat we de goede dingen doen, een SOP zorgt ervoor dat we de dingen goed doen.

Tenslotte nog één waarschuwing: niet alles is te plannen. Hier zit een analogie met de plattegrond (in het Engels Plan genoemd): een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid.

Europese Commissie neemt wettelijke besluiten aan om goede productiepraktijken voor geneesmiddelen te verbeteren

23 oktober 2017

Op 15 en 16 september 2017 heeft de Europese Commissie twee wettelijke besluiten aangenomen om de eisen voor goede praktijken bij het vervaardigen (GMP) van onderzoeks- en toegelaten geneesmiddelen bij te werken. De huidige eisen zijn vastgelegd in richtlijn 2003/94/EG tot vaststelling van de beginselen en richtsnoeren inzake goede praktijken bij het vervaardigen van geneesmiddelen voor menselijk gebruik en geneesmiddelen voor onderzoek voor menselijk gebruik. De eisen voor onderzoeksproducten zijn nu gescheiden van de eisen voor toegelaten geneesmiddelen in de volgende twee documenten:

  • Richtlijn (EU) 2017/1572 tot aanvulling van Richtlijn 2001/83/EG van het Europees Parlement en de Raad wat de beginselen en richtsnoeren inzake goede praktijken bij het vervaardigen van geneesmiddelen voor menselijk gebruik betreft.
  • Gedelegeerde verordening (EU) 2017/1569 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 536/2014 van het Europees Parlement en de Raad door specificatie van de beginselen en richtsnoeren inzake goede praktijken bij het vervaardigen van geneesmiddelen voor onderzoek voor menselijk gebruik en de regeling voor inspectie

Het eerste aangenomen, op 15 september, is een uitvoeringsrichtlijn: 2017/1572, die aanvulling geeft op Richtlijn 2001/83/EG wat betreft de beginselen en richtlijnen van GMP voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik. Alle eisen met betrekking tot de vervaardiging van onderzoeksproducten (klinische proefmaterialen) zijn verwijderd, wat de richtlijn makkelijker leesbaar maakt. De nieuwe richtlijn heeft een bijna identieke structuur en gelijke eisen als de bestaande richtlijn 2003/94. De uitvoeringsrichtlijn bevat een aantal regels en verplichtingen voor EU-lidstaten, zoals de verplichting om ervoor te zorgen dat fabrikanten de GMP-principes en richtlijnen respecteren. Andere ingevoerde verplichtingen voor EU-lidstaten betreffen het toezicht op fabrikanten in verband met hun naleving van de handelsvergunning, het onderhoud van een farmaceutisch kwaliteitssysteem en de productieactiviteiten. De uitvoeringsrichtlijn bevat ook regels voor fabrikanten met betrekking tot personeel, faciliteiten en uitrusting, documentatie, kwaliteitscontrole en borgingseisen. In artikel 13 worden eisen ten aanzien van klachtenafhandeling en het terugroepen van geneesmiddelen vastgelegd. Het overeenkomstige hoofdstuk 8 van de Europese GMP, die in maart 2015 is bijgewerkt, heet “klachten, kwaliteitsdefecten en het terugroepen van producten”. Het aspect kwaliteitsdefecten van het hoofdstuk gaat veel meer gedetailleerd in op oorzaakonderzoek, CAPA’s, probleemonderzoek en besluitvorming. Deze eisen zijn niet overgenomen in de uitvoeringsrichtlijn. De uitvoeringsrichtlijn is inconsequent in het aanspreken van de beoogde doelgroep. De ene keer worden de lidstaten aangesproken (“De lidstaten zien erop toe dat fabrikanten…”), de andere keer op indirecte wijze de fabrikanten zelf (“De fabrikant wordt verplicht…”). Dat kan leiden tot enige verwarring.

Het tweede aangenomen besluit is een gedelegeerde verordening 2017/1569 waarin GMP-verplichtingen voor onderzoeksproducten zijn vastgelegd. De gedelegeerde verordening bepaalt dat productieactiviteiten onderworpen moeten zijn aan een zeer effectief farmaceutisch kwaliteitssysteem. De gedelegeerde verordening is opgedeeld in drie hoofdstukken. Hoofdstuk I regelt de beginselen en richtlijnen van goede productiepraktijken voor onderzoeksproducten voor menselijk gebruik en de regelingen voor inspecties van fabrikanten. Hoofdstuk II bevat de regels waaraan fabrikanten moeten voldoen bij het vervaardigen van onderzoeksproducten in overeenstemming met de klinische proefvergunning. Bovendien moeten fabrikanten een effectief farmaceutisch kwaliteitssysteem opzetten en onderhouden en voldoende deskundig personeel hebben. Fabrikanten moeten ook zorgen dat productiefaciliteiten ontworpen en onderhouden zijn in overeenstemming met de beoogde werkzaamheden. Bovendien bevat hoofdstuk II bepalingen betreffende productieactiviteiten; kwaliteitscontrolesystemen; gekwalificeerde personenverplichtingen; uitbesteding; klachten, terugroepen & opheffen van blindering; zelfinspectie en geneesmiddelen voor geavanceerde therapie. Een bijzonder artikel is artikel 12, waarin de verantwoordelijkheden van de in de GCP verordening (EU) 536/2014 bedoelde bevoegde persoon worden vastgesteld. Hoofdstuk III bevat de regels betreffende het toezicht door lidstaten op onderzoeksproducten.

De lidstaten van de EU moeten de uitvoeringsrichtlijn in hun nationale wetgeving uiterlijk op 31 maart 2018 omzetten. De uitvoeringsrichtlijn en de gedelegeerde verordening zullen gelijk met de GCP verordening 536/2014 in werking treden. Volgens de EMA de verordening pas vanaf 2019 in werking treden.Een exacte datum moet in oktober 2017 worden vastgesteld.

Wanneer zijn elektronische data een GMP registratie

10 oktober 2017

Veel systemen gebruikt in de productie en het testen van geneesmiddelen, medische hulpmiddelen en levensmiddelen hebben de mogelijkheid om gegevens elektronisch op te slaan. Aan de opslag van elektronische gegevens zijn op basis van de wet- en regelgeving strikte regels gebonden om de integriteit van de gegevens te waarborgen. Deze regels (21CFRpart11) zijn nu ruim 2 decennia in werking, maar omdat ze nogal wat technische aanpassingen vragen proberen veel bedrijven weg te blijven bij de elektronische opslag van gegevens. Ondanks dat het systeem de mogelijkheid biedt om elektronische gegevens op te slaan, worden de gegevens afgelezen van het scherm en handmatig genoteerd in logboeken of andere registraties. Deze praktijk roept een aantal vragen op.

Mogen gegevens handmatig worden verwerkt als ruwe data ook elektronisch worden opgeslagen?

De MHRA concept richtlijn Data Integrity Definitions and Guidance geeft de volgende definitie van raw data:

Original records, retained in the format in which they were originally generated (i.e. paper or electronic), or as a ‘true copy’. Raw data must be contemporaneously and accurately recorded by permanent means.

The definition of ‘original records’ currently varies across regulatory documents. By its nature, paper copies of raw data generated electronically cannot be considered as ‘raw data’.

Raw data must permit the full reconstruction of the activities resulting in the generation of the data. In the case of basic electronic equipment which does not store electronic data, or provides only a printed data output (e.g. balance or pH meter), the printout constitutes the raw data.

Dus als een systeem is ontworpen om data elektronisch op te slaan of een afdruk te genereren dan geldt het gegevensbestand of de uitdraai als originele gegevens. Originele gegevens moeten altijd worden bewaard om een track record te kunnen genereren van alle bewerkingen die op en met deze data zijn uitgevoerd. Als elektronische gegevens zijn gebruikt voor besluitvorming of verdere dataverwerking, dan moeten ze worden bewaard en beheerd in overeenstemming met de wet- en regelgeving.

Maar als gegevens van het scherm worden overgeschreven, dan zijn dat ook originele gegevens. In de FDA draft Guidance for Industry –  Data Integrity and Compliance With CGMP staat:

You may employ a combination of technical and procedural controls to meet CGMP documentation practices for electronic systems. For example, a computer system, such as a Laboratory Information Management System (LIMS) or an Electronic Batch Record (EBR) system, can be designed to automatically save after each separate entry. This would be similar to recording each entry contemporaneously on a paper batch record to satisfy CGMP requirements. The computer system could be combined with a procedure requiring data be entered immediately when generated.

De laatste regel geeft aan dat het is toegestaan om gegevens handmatig te noteren, ondanks dat het systeem de mogelijkheid biedt om gegevens elektronisch op te slaan of uit te draaien.

Moet ik de elektronische gegevens bewaren als gegevens handmatig worden genoteerd?

Het probleem dat veel bedrijven hebben is dat zij onvoldoende kunnen waarborgen dat de elektronische originele gegevens onveranderd blijven. Met andere woorden, de elektronische gegevens zijn een onbetrouwbare bron voor latere gegevensverwerking of raadpleging ten behoeve van besluitvorming. Waarom ze dan bewaren? Dat levert alleen maar het risico op dat ze toch worden gebruikt of geraadpleegd. Om dat te voorkomen zou je ze kunnen verwijderen. Veel beter is het om dan de elektronische gegevens opslagfunctie onbruikbaar te maken. Eén van de belangrijke principes voor het voorkomen van ongewenste handelingen is het voorkomen van de gelegenheid.

Mag ik ook de elektronische gegevens uitdraaien en bewaren als origineel?

Regelgeving stelt dat een exacte kopie van de originele (elektronische) gegevens kan worden gezien als vervanging van de originele gegevens. De PIC/S concept richtlijn Good practices for data management and integrity in regulated GMP/GDP environments zegt hierover:

It is conceivable for raw data generated by electronic means to be retained in an acceptable paper or pdf format, where it can be justified that a static record maintains the integrity of the original data. However, the data retention process must be shown to include verified copies of all raw data, metadata, relevant audit trail and result files, software / system configuration settings specific to each analytical run, and all data processing runs (including methods and audit trails) necessary for reconstruction of a given raw data set. It would also require a documented means to verify that the printed records were an accurate representation. This approach is likely to be onerous in its administration to enable a GMP compliant record.

Dus je moet 100% kunnen waarborgen dat de uitdraai een exacte kopie is van de originele gegevens. Daarvoor moet je kunnen aantonen dat de elektronische gegevens niet zijn gewijzigd in de periode die ligt tussen het genereren van de data en het uitdraaien ervan. Het probleem nu juist is dat we dat niet kunnen en daarom tot andere methodieken overgaan. Ook het bewerken van de gegevens om tot een leesbare uitdraai te komen kan dan al een onacceptabele handeling zijn.

Het tweede argument dat een uitdraai niet altijd alle gegevens (b.v. meta data zoals systeemidentificatie en systeeminstellingen) omvat is ook, of misschien juist nog wel meer een probleem bij het rechtstreeks handmatig noteren van de gegevens vanaf het scherm.

Kortom, de originele elektronische gegevens uitdraaien en aftekenen als exacte kopie is toegestaan, maar is lastig (zo niet onmogelijk) te verantwoorden.

Zou je moeten willen om gegevens handmatig over te nemen van het scherm?

Voor vele complexe systemen is het feitelijk onmogelijk, omdat er zoveel gegevens, inclusief de metadata worden gegenereerd dat handmatig noteren überhaupt geen optie is.

Voor simpele meetsystemen die geen of nauwelijks metadata genereren is het een optie. Maar de praktijk leert dat deze optie de betrouwbaarheid van de gegevens niet ten goede komt. Het handmatig noteren van de gegevens is zeer foutgevoelig. Vaak zie je dat voor verdere verwerking van laboratoriumgegevens de gegevens opnieuw elektronisch worden gemaakt in statische software of spreadsheets. Opnieuw een foutgevoelige overschrijfstap. Tevens zijn hierop dan weer dezelfde regels voor elektronische registraties van toepassing. Dus je ontkomt er dan toch niet aan als bedrijf.

De PIC/S richtlijn adviseert een risicoanalyse toe te passen op de dataverwerkingsprocessen en de gegevensstromen. Alle risico’s met betrekking tot de ALCOA principes moeten worden beoordeeld. De complexiteit van een (hybride) systeem en de fraude- en foutgevoeligheid van humane interactie moeten worden beoordeeld. Ik ben benieuwd of je na een dergelijke analyse nog steeds stelt dat een investering in systemen om de integriteit van elektronische gegevens te beheersen niet opweegt tegen de risico’s en complexiteit van handmatige verwerking.

Beter samen: Afhandeling afwijkende producten en corrigerende maatregelen

1 oktober 2017

kwaliteitsmanagement

Beheersing van afwijkende producten is een fundamentele discipline binnen kwaliteitsmanagement. Zelfs organisaties met vrijwel geen beheerssystemen hebben tenminste een minimale methode om afwijkende producten te beheersen. Maar over het algemeen zijn effectieve, gebruiksvriendelijke methoden voor het beheersen van afwijkende producten zeldzaam. Onvoldoende corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA) is nog steeds de voornaamste tekortkoming tijdens inspecties en audits door aangemelde instanties.

Een systeem voor het beheersen van afwijkingen is door zijn aard defensief. Het doel ervan is om afwijkende producten in quarantaine te plaatsen om te voorkomen dat ze bij klanten terechtkomen. Het implementeren van een excellent systeem maakt de kwaliteit van de organisatie niet per definitie beter, immers fouten blijven bestaan. Aan de andere kant kan een slecht systeem ernstige problemen veroorzaken, en zelfs leiden tot de ondergang van de organisatie. Daarom is het zinvol om een effectief systeem op te zetten dat door iedereen zal worden begrepen en gebruikt.

De organisatie verbetert alleen als er naast de correcties ook verbetermaatregelen worden getroffen. Maar allemaal vinden we ook dat: “Niet iedere afwijking hoeft te resulteren in een corrigerende maatregel.” Maar waar ligt de grens waarbij een afwijking voldoende ernstig is of voldoende frequent voorkomt om een corrigerende maatregel noodzakelijk te achten; en waar ligt de grens dat de tijd besteed aan het verbeterproces verloren tijd is, omdat de afwijking geen groot risico met zich meebrengt.

In deze blog ga ik in op de relatie tussen het beheersproces afwijkende producten en het verbetermanagementsysteem. Maar daarvoor ga ik eerst in op een efficiënt afwijkingenmanagementsysteem.

Wat is een afwijkend product?

Ten eerste kan het nuttig zijn om precies te definiëren wat niet-afwijkende producten zijn. Voor zo’n product bestaat, moeten er één of meer van de volgende voorwaarden aanwezig zijn:

Formele verificatieactiviteiten: Per definitie komen afwijkende producten voort uit verificatie-, inspectie- of testactiviteiten. Als deze verificatieactiviteiten niet in een bepaald stadium van productrealisatie worden uitgevoerd, zijn er in principe geen afwijkende producten. Tenminste, ze worden niet gedetecteerd, maar gaan gewoon naar klanten, waar ze al dan niet klachten opleveren. Maar niet elke eigenschap van het product hoeft in elk product tijdens het productieproces te worden geverifieerd.

Mits het proces is gevalideerd, kan een steekproef volstaan. Ook kan een verificatie van procesparameters volstaan. Dat betekent wel, dat als deze test faalt (we noemen dit ook wel een procesafwijking), er potentieel afwijkende producten zijn gefabriceerd, en dit moet worden onderzocht. Er is vaak veel discussie of een afwijkend proces ook daadwerkelijk heeft geleid tot afwijkende producten. In de praktijk blijkt de relatie tussen de proces acceptatiegrenzen en de product acceptatielimieten vaak slecht onderzocht en dus erg onduidelijk. Het gevaar is dan dat er te snel wordt geoordeeld dat de afwijking in het productieproces geen negatief effect heeft gehad op de producten.

Verwijderen van een product uit productverwerkingsproces: Als tijdens een formele verificatie activiteit een product wordt gedetecteerd dat niet aan specificaties voldoet, dan kan het betreffende product worden afgekeurd en uit het productverwerkingsproces worden verwijderd, zonder dat het formele proces voor het afhandelen van afwijkende producten wordt gestart. Voorwaarde is wel dat er sprake van een 100% controle, dat wil zeggen elk product dat afwijkt van de specificatie wordt gedetecteerd. Is er sprake van een steekproef, dan wordt het testproduct gezien als representatief voor een bepaalde populatie aan producten. Dan moet het afhandelingsproces voor afwijkende producten worden gestart om deze populatie nader te onderzoeken op afwijkingen.

Bedrijfsomstandigheden om producten bestemd voor de markt te produceren: Als de procesomstandigheden niet bedoeld zijn om producten die voor de markt bestemd zijn te produceren, kan de organisatie de resultaten van de verificatieactiviteiten afhandelen buiten de beheersprocedures voor afwijkende producten. Een voorbeeld kan een productielijn zijn die een bepaalde hoeveelheid opstartschroot produceert. Het afval is gewoon een deel van het normale proces en de bedrijfsomstandigheden. Problemen ontstaan als er meer opstartschroot wordt gefabriceerd dan onder normale omstandigheden mag worden verwacht. Dan moet er feitelijk wel onderzoek plaatsvinden. Ook is er een risico dat de grens tussen de opstartfase en de productiefase niet goed kan worden vastgesteld.

Een ander voorbeeld van producten die niet voor de markt bestemd zijn, zijn producten die worden gebruikt ter verificatie van de juiste inregeling van de procesparameters bij het opstarten van het productieproces; de systeem geschiktheidscontrole (system suitability check). Wanneer de gefabriceerde producten afwijken van specificatie, dan wordt het productieproces opnieuw ingeregeld, alvorens het productieproces ten behoeve van de markt op te starten. Afkeur gevonden tijdens deze controle hoeft niet via het proces van afwijkende producten te worden onderzocht.

Monitoring activiteit om afkeur bij de verificatie te voorkomen: Producten worden soms tussentijds geïnspecteerd om ze vroegtijdig uit het productieproces te halen en afkeur bij de eindcontrole te voorkomen. Dergelijke testen hoeven minder betrouwbaar te zijn dan de eindcontrole, die als kritisch controlepunt wordt gezien. Wordt een afwijking niet tijdens de monitoring activiteit gedetecteerd, dan zal die immers nog steeds tijdens de eindcontrole worden opgemerkt. Er zijn dan alleen onnodig bedrijfsmiddelen gespendeerd aan een afwijkend product, waarbij de afwijking vroegtijdig in het productieproces ontstaat. Afwijkende producten worden uit de productstroom verwijderd. Maar soms worden afwijkingen gemist en worden ze later in het productieproces of bij het vrijgave proces door de kwaliteitsafdeling opgemerkt. Betreft het een gemiste afkeur bij een verificatieactiviteit dan wordt deze situatie nagenoeg altijd afgehandeld via de beheersprocedure voor afwijkende producten. Betreft het een gemiste afkeur tijdens een monitoringactiviteit dan kan men oordelen dat de afwijking opnieuw zal worden opgemerkt tijdens de eindinspectie. Toch is het risicovol om deze situatie niet af te handelen via de procedure voor beheersing van afwijkende producten. Ten eerste is het vaak een aanname dat de afwijking tijdens de eindinspectie wordt opgemerkt. Vaak is het ook moeilijk vast te stellen of er een directe relatie is, maar er moet toch minimaal één product zijn afgekeurd tijdens de eindinspectie. Ten tweede, door de gemiste afkeur te bagatelliseren ontstaat bij de productiemedewerkers het idee dat de monitoringactiviteit niet serieus genomen hoeft te worden.

Zelfs met deze richtlijnen kan een organisatie een aanzienlijk aantal grijze gebieden ontdekken over wat wel of niet afwijkende producten zijn. Dit is alleen natuurlijk en een weerspiegeling van de werkelijke complexiteit van het bedrijf. De organisatie moet objectief naar zijn eigen activiteiten kijken, de unieke risicofactoren analyseren en beslissen wat er binnen zijn systeem zal worden gedefinieerd als afwijkend product. Ongeacht bovengenoemde overwegingen kan een organisatie beslissen dat het bedrijfsrisico of de potentiële aansprakelijkheid groot genoeg is om producten op een bepaald stadium van het proces te behandelen als afwijkend.

Identificatie van afwijkende producten

De eerste vereiste voor afwijkende output (8.7) in ISO 9001: 2015 luidt: “De organisatie moet bewerkstelligen dat outputs die niet voldoen aan haar eisen worden geïdentificeerd en beheerst om niet-beoogd gebruik of levering ervan te voorkomen.” De twee sleutelwoorden hier zijn ‘identificatie’ en ‘beheerst’. Laten we eerst identificeren.

Simpel gezegd moet een organisatie producten identificeren die niet aan de eisen voldoen. Dit is een uitbreiding van de vereiste om alle producten op passende wijze te identificeren tijdens de gehele product realisatie. De norm schrijft echter geen specifieke methoden voor om afwijkende producten te identificeren. Inderdaad kan het vele vormen aannemen:

  • Opmerkingen geschreven op de producten of productlabels
  • Afkeurlabels en etiketten
  • Het product opslaan op speciaal gemarkeerde plaatsen of gemarkeerde bakken
  • Opmerkingen in product begeleidingsdocumenten
  • Elektronische identificatie in het ERP systeem

De organisatie is verantwoordelijk voor het bepalen van welke vormen van identificatie het meest geschikt zijn voor zijn werkwijze. Belangrijk is dat het effectief is en door gebruikers wordt begrepen. Een of twee interviews met medewerkers geven gewoonlijk aan of een identificatiesysteem werkt.

Beheersing van afwijkende producten

Beheerst is de volgende norm-eis. Het omvat eigenlijk een grote categorie activiteiten:

  • Segregeren van de afwijkende producten van de productstroom van conforme producten
  • Beveiliging in gesloten of beschermde gebieden (quarantaine)
  • De dispositie van afwijkende producten: herstel of vernietiging
  • Tijdframes definiëren om actie te ondernemen
  • Verbindingsproces naar het corrigerende / preventieve actie systeem

Met andere woorden, beheerst omvat alle methoden die leiden tot twee gewenste resultaten: het voorkomen dat afwijkende producten de klant bereiken en de oorzaak van afwijkende producten elimineren. Identificatie is eigenlijk een onderdeel van de beheersing, hoewel de standaard het apart behandelt.

Dispositie van afwijkende producten

Dispositie betekent het bepalen van wat te doen met een afwijkend product. Er zijn drie mogelijkheden:

De gedetecteerde afwijking elimineren: Het product zal zijn basisidentiteit behouden als een product, maar de afwijking zal worden gecorrigeerd. Dit kan op verschillende manieren gebeuren:

  • Door reparatie. Dit omvat acties die het product functioneel maken, hoewel het niet perfect past bij de oorspronkelijke eisen. Zo’n product mag bijvoorbeeld niet dezelfde garantie als eerste kwaliteitsproducten dragen.
  • Door herwerken. Acties die ervoor zorgen dat het product voldoet aan de originele eisen. In de ogen van de klanten is dit product precies hetzelfde als een product van eerste kwaliteit.
  • Door opwerking. Het product terugzenden via het transformatieproces. Dit gebeurt in vele continue procesindustrieën, zoals chemicaliën en kunststoffen.

Wanneer afwijkende producten worden gecorrigeerd, moeten ze opnieuw worden geverifieerd. De acceptatiegrenzen gehanteerd bij de herverificatie moeten overeenstemmen met de oorspronkelijke eisen.

Toestemming geven voor gebruik: De vrijgave of de acceptatie onder de concessie door een relevante autoriteit en, indien van toepassing, door de klant. In dit geval voldoet het product nog steeds niet aan de eisen. Niets is gedaan om de afwijking te elimineren of de kwaliteit of prestaties van het product te wijzigen. Echter, iemand heeft besloten het product toch te gebruiken, vrij te geven of te accepteren. Als een product conform de interne specificaties van de organisatie afwijkend, maar aanvaardbaar is volgens de specificaties van de klant, dan kan een concessie door de organisatie worden afgegeven. Als het product echter niet conform de specificaties van de klant is, dan kan de concessie alleen van de klant komen. De term “concessie” kan verwarring veroorzaken. Het is niets meer dan een overeenkomst om een product te gebruiken, vrij te geven of te accepteren. Concessies worden altijd vastgelegd; anders zijn ze waardeloos. Als er geen registratie van de concessie bestaat, dan heeft de organisatie niets te achterhalen bij latere geschillen.

Concessies bevatten normaal gesproken de volgende details:

  • De voorwaarde of het kwaliteitsniveau dat is geaccepteerd
  • De hoeveelheid product die onder de concessie valt
  • De persoon die de concessie heeft gemachtigd, inclusief een handtekening
  • De datum en tijd waarop de concessie is verleend

Maatregelen nemen om het oorspronkelijke gebruik of de toepassing ervan te voorkomen: Deze dispositie kan leiden tot een aantal verschillende acties. Uiteindelijk wordt het product niet gebruikt of toegepast zoals het oorspronkelijk bedoeld was. Dit gebeurt normaal gesproken door één van de volgende acties:

  • Het product wordt verzonden naar een partij die het product of zijn onderdelen kan recyclen tot iets bruikbaars.
  • Het product wordt veranderd in iets heel anders dan wat oorspronkelijk bedoeld was.
  • Het product toewijzen aan een andere specificatie. Bijvoorbeeld levensmiddelen bestemd voor humaan gebruik bestempelen als veevoer. Dit is mogelijk als het product niet conform is aan één set eisen, maar voldoet aan een ruimere of andere set eisen.

In hun procedures voor het beheersen van niet-conformerende producten stellen sommige organisaties termijnen vast waarin een dispositie moet worden bereikt (bijv. “Afwijkende producten moeten binnen 30 dagen na de identificatie worden afgehandeld.”). Maar gezond verstand dicteert dat sommige disposities langer kunnen duren dan andere. Tijdslimieten zijn zelden een goed idee, en ze leiden er meestal toe dat de organisatie inbreuk moet maken op eigen procedures. Als organisaties de tijd tussen identificatie en dispositie willen verminderen, moeten managers hiervoor efficiënte procedures opstellen, een verantwoordelijkheid die vaak wordt genegeerd.

Integratie met corrigerende maatregelen

Leiden alle gevallen van afwijkende producten tot corrigerende maatregelen? Dit is een zeer goede vraag, en het antwoord vereist een beetje interpretatie. De ISO 9001:2015 heeft in artikel 10.2 de beheersing van afwijkingen en de corrigerende maatregelen geïntegreerd. Vereist is om op elke maatregel te reageren, dat wil zeggen weloverwogen de bovenbeschreven beheersmaatregelen toe te passen. Daarnaast moet de noodzaak om corrigerende maatregelen te treffen worden geëvalueerd. Al wordt het niet expliciet zo gesteld, de normeisen geven aan dat de risico’s van de afwijking leidend zijn voor het al dan niet nemen van corrigerende maatregelen. Deze risicoanalyse levert al snel tijdswinst op. Door het elimineren van de tijd besteed aan onnodige onderzoeken, verloopt het afwijkingenbeheersproces efficiënter. Wat nog belangrijker is, de inspanningen worden hiermee vooral gericht op relevante problemen, waarbij de oplossing de meeste klantwaarde heeft.

Eén van de minimale eisen is dat de oorzaken van de afwijking worden vastgesteld. De praktijk leert dat deze eis zelden in de beheerprocedures voor afwijkende producten is opgenomen. Als de afwijking wordt geconstateerd tijdens de daarvoor bedoelde verificatieprocedure, dan behoort de oorzaak feitelijk ook al bekend te zijn. Als er procesrisicoanalyses zijn uitgevoerd, dan moeten de oorzaken hierin ook zijn gespecificeerd. Een oorzaakonderzoek is dan feitelijk niet nodig. Het is dan terecht dat alleen de afkeur wordt geregistreerd en er verder geen formele procedure voor de beheersing (onderzoek) van afwijkende producten wordt opgestart. In alle andere gevallen zal er wel een oorzaakonderzoek moeten plaatsvinden als onderdeel van de beheersprocedure afwijkende producten.

De oorzaakanalyse vormt een onderbouwde manier om te bepalen of corrigerende maatregelen moeten worden genomen: corrigerende maatregelen zijn immer bedoeld om de oorzaken van afwijkingen te elimineren. Wanneer een procesrisicoanalyse is uitgevoerd kunnen de oorzaken als faalmodi snel worden geïdentificeerd. Wanneer de faalmodus als een hoog risico is beoordeeld, kan worden gesteld dat een corrigerende maatregel vereist is. Omgekeerd kan bij een laag risico minder prioriteit worden geven aan de verbetermaatregelen en worden overgegaan tot verdere monitoring en trendanalyse van de afwijkingen.

Is de afwijking niet opgenomen in een formele risicoanalyse, dan moet een oorzaakonderzoek plaatsvinden. De mate waarin dit onderzoek plaatsvindt kan daarbij wel afhangen van de ernst van de afwijking. Heeft de afwijking een hoge impact op klanttevredenheid, dan is er ook meer behoefte aan zekerheid over de oorzaak. Is de impact gering, en is men dus sowieso niet geneigd corrigerende maatregelen te nemen, dan is een oorzaakanalyse vergeefse moeite. Pas als uit de trendanalyse blijkt dat de incidentie van de afwijking onaanvaardbaar hoog is, zal een oorzaakanalyse noodzakelijk zijn. Echter, een minimale oorzaakanalyse maakt het wel mogelijk om verschillende afwijkingen die mogelijk worden veroorzaakt door eenzelfde onderliggende oorzaak, aan elkaar te koppelen. Dit maakt de trendanalyse effectiever. Een oorzaakanalyse achteraf is vaak ook niet mogelijk, omdat er onvoldoende feiten zijn verzameld over de omstandigheden waarbinnen de afwijking is ontstaan.

Trendanalyses geven inzicht in de juistheid van de gemaakte keuze en zijn dus nuttige informatiebronnen voor toekomstige evaluaties van afwijkingen. Door middel van trendanalyse kan bijvoorbeeld voor een faalmodus worden bepaald welke frequentie drempelwaarde de trigger vormt voor het initiëren van een corrigerende maatregel.

MHRA geeft nieuwe richtlijn uit over menselijke factoren en gebruiksmethoden voor medische hulpmiddelen

24 september 2017

normen

De Britse Medicines and Healthcare products Regulatory Agency (MHRA) heeft een nieuwe richtlijn gepubliceerd: Human Factors and Usability Engineering – Guidance for Medical Devices Including Drug-device Combination Products. Het document verstrekt richtlijnen voor het meewegen van menselijke factoren bij het ontwerpen van medische hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan de algemene veiligheids- en prestatie-eisen. De richtlijn is bestemd voor fabrikanten van medische hulpmiddelen en combinatieproducten, evenals voor aangemelde instanties die dergelijke producten beoordelen.

‘Menselijke factoren’ verwijst naar hoe een persoon gebruik maakt van of interactie heeft met een hulpmiddel, waarbij rekening wordt gehouden met de vaardigheid van de gebruiker en de omgeving waarin het hulpmiddel wordt gebruikt. Usability engineering is de toepassing van deze factoren bij de ontwerp- en veiligheidsbeoordeling van hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat ze gebruikersvriendelijk en veilig zijn om te gebruiken. Het doel is om fouten in gebruik als gevolg van het ontwerp van het hulpmiddel te minimaliseren.

De Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) heeft in februari 2016 haar Guidance for Industry and Food and Drug Administration Staff – Applying Human Factors and Usability Engineering to Medical Devices reeds herzien. Beide richtlijnen zijn gebaseerd op de herziening van de usability engineering standaard IEC EN 62366-1: 2015, die de bekende usability engineering standaard IEC ISO EN 62366: 2007 verving. Het was echter naar aanleiding van bevindingen over verschillen tussen de wijze waarop hulpmiddelen worden goedgekeurd en de klinische praktijk, dat de MHRA in 2015 een Human Factors Task and Finish group is gestart. Deze multidisciplinaire groep heeft de richtlijn opgesteld.

De richtlijn verwijst nog naar de essentiële eisen van de drie bestaande Europese richtlijnen en zal ook relevant zijn voor de naleving van de algemene veiligheids- en prestatie-eisen in de nieuwe EU-verordening die vanaf respectievelijk mei 2020 en mei 2022 van toepassing zullen zijn. Bijlage 2 van de richtlijn geeft een vergelijking tussen de eisen van de huidige Europese richtlijnen en de nieuwe Europese verordeningen.

De richtlijn adviseert fabrikanten om de beoogde gebruikers en operationele contexten te identificeren, de bruikbaarheid in passende contexten te toetsen en dit proces en de testresultaten te documenteren in een samenvattend rapport over menselijke factoren. De richtlijn adviseert fabrikanten ook om actief en systematisch feedback van gebruikers te zoeken en deze in te zetten in continue productverbetering gedurende de gehele productlevenscyclus. Daarvoor moeten gebruikersfouten worden beoordeeld.

Het moet niet nodig zijn dat gebruikers complexe gebruiksaanwijzingen moeten lezen, begrijpen en onthouden, zich moeten aanpassen aan de voorzieningen van het hulpmiddel, of het hulpmiddel op een ongemakkelijke, onjuiste en mogelijk gevaarlijke manier moeten gebruiken. Een goed ontworpen hulpmiddel is makkelijk te gebruiken en heeft een gebruikersinterface die in overeenstemming is met de ervaringen en verwachtingen van de gebruiker. Aldus de richtlijn, die vervolgens met diverse technische technieken en bijzondere overwegingen komt om dit doel te behalen.

De MHRA benadrukt dat menselijke factoren en bruikbaarheid een integraal onderdeel moeten zijn van het ontwerp- en evaluatieproces van medische hulpmiddelen en niet slechts iets moeten zijn dat aan het einde van het proces wordt toegevoegd als een nice to have beoordeling.