De snelle, onzekere, complexe en vage VUCA wereld

Met alle technologische ontwikkelingen is onze wereld groter, sneller, veranderlijker, complexer, on(be)grijpbaarder geworden. Kortom: we zijn toegetreden tot de VUCA wereld en proberen ons hoofd er boven water te houden. Eh, wacht even: VUCA wereld…..? Wat is dat voor een wereld? Zo te lezen niet bepaald een sprookjeswereld, maar eerder een nachtmerrie.

VUCA is een acroniem dat door de Amerikaanse militairen is bedacht voor het beschrijven van het slagveld. VUCA staat voor:

• V= volatility: de onvoorspelbaarheid en snelheid van veranderingen
• U= uncertainty: onzekerheid over wat er staat te gebeuren
• C= complexity: veelheid aan krachten, chaos en verwarring rondom ons
• A=ambiguity: oorzaak en gevolg zijn onduidelijk en moeilijk verklaarbaar

VUCA staat voor de chaotische, snelle tijd waarin wij leven. Onze omgeving verandert in hoog tempo. Hoe zorg je ervoor dat jij als persoon, maar ook je bedrijf of afdeling mee blijft veranderen? Hoe kies je de juiste koers en blijf je vernieuwend? En wat betekent het voor ons als kwaliteitsmanagers? Met kwaliteitsborging hebben wij de wereld zo onveranderlijk, zeker, simpel en duidelijk mogelijk willen maken. Hebben wij de strijd verloren? Moet de handdoek in de ring?

Het aanpassen aan een VUCA wereld heeft betrekking op hoe mensen risico’s beheersen, beslissingen nemen, vooruit plannen, problemen oplossen en verandering stimuleren. We herkennen hier elementen uit risicomanagement, hoog betrouwbaar organiseren, antifragiliteit en systeemdenken:

Er zijn enkele succesfactoren voor het effectief ondernemen binnen de VUCA wereld geïdentificeerd:

• Het hebben van een duidelijke missie en visie; richtinggevend voor alle besluitvorming. Geef betekenis aan de organisatie en zingeving voor de medewerkers.
• Communiceer heldere en consistente doelen, rekening houdend met steeds wisselende prioriteiten.
• Gebruik systemen voor informatiegaring en het doorsluizen naar de professionals die de informatie nodig hebben om te kunnen anticiperen op een toekomstig falen.
• Anticipeer op potentiele problemen. Biedt ruimte aan flexibiliteit en behendigheid (agility) om adequaat te reageren op snel veranderende situaties. Beheers de beweeglijkheid, want de VUCA wereld ligt buiten je area of control.
• Beheers processen en bedrijfsmiddelen zonder blind erop te vertrouwen dat ze nooit zullen falen. Verwacht het onverwachte zonder dat je erop vertrouwt dat je het altijd ziet aankomen. Wees opmerkzaam. Heb aandacht voor wat er is, deel en bespreek het.
• Bereid je voor op alternatieve werkelijkheden en uitdagingen. Anticipeer op risico’s, zonder te veel tijd te investeren in de strategische lange termijn plannen. In de VUCA wereld laat de lange termijn zich niet voorspellen.
• Wen aan het ongemakkelijke gevoel. Weersta de verleiding om vast te klampen aan verouderde, inadequate oplossingen en gedragingen. Zoek de grenzen van je comfortzone op en ga daaraan voorbij. Verlaat de gebaande paden, ga op verkenning. Spring in het diepe en geniet van het avontuur.
• Vertrouw niet automatisch op oplossingen die in het verleden effectief waren. Durf te experimenteren en kies voor nieuwe innovatieve tijdelijke oplossingen in geval van een onvoorspelbare omgeving. Trial & error, proberen en snel bijsturen en aanpassen.
• Deel problemen op in behapbare deelproblemen, maar overzie het geheel. Je bent op zoek naar meer dan symptoombestrijding. Kijk wat er nog meer mogelijk is.
• Neem beslissingen zowel op basis van intuïtie als analyse. Gebruik je improviserende talent en fantasie.
• Gebruik talentmanagement: zorg dat je de juiste mensen op de juiste plaats hebt. Heb vertrouwen in de specialistische expertise en het oordeel van deze professionals.
• Profiteer van complexiteit; waardeer de onderlinge afhankelijkheid van variabelen.
• Wees nieuwsgierig. Onzekere tijden bieden ook mogelijkheden. Laat ze niet lopen, maar grijp de kans om te innoveren.
• Gebruik netwerken: wirearchie in plaats van hiërarchie. In de huidige samenleving met sociale media en wederzijdse afhankelijkheid levert samenwerking meer op dan concurrentie.
• Leer van je ervaringen. Probeer de gevolgen van de wisselende omstandigheden en je eigen besluiten en maatregelen te begrijpen. Deel ervaringen en leg ze vast in kennismanagementsystemen.
• Maak gebruik van diversiteit: omdat de wensen en eisen van klanten, leveranciers, overheden en andere belanghebbenden toenemen in omvang en complexiteit. Neem kennis van de verschillende standpunten die ze innemen. Dit zal helpen bij het managen van het onverwachte.
• Verhoog de betrokkenheid van medewerkers. Strategisch leiderschap waardoor mensen de vrijheid hebben om processen, producten en diensten te innoveren.

Kortom, de VUCA wereld is uitdagend, maar boeiend, met oneindig veel nieuwe situaties en mogelijkheden. Om hierin koers te houden moeten krachtige doelen worden gesteld. Het vraagt continue navigeren en bijsturen en soms het roer omgooien om een rots te ontwijken. Kwaliteitsmanagement bestond uit het voorspelbaar maken van de wereld waarin we ondernemen, en een systeem ontwikkelen dat geschikt was voor die omgeving. In de VUCA wereld heeft zo’n systeem maar een beperkte geldigheid. Kwaliteit wordt bepaald door ons adaptief vermogen. Change management in plaats van kwaliteitsborging door het vastleggen van systemen. Kwaliteit is de snelheid waarmee we adequaat reageren op onverwachte omstandigheden.

De kwaliteitsmanager heeft VUCA competenties in de VUCA wereld:

• V = Vision: het vermogen om richting te geven naar de beoogde toekomst
• U = Understanding: het vermogen om waar te nemen en het vermogen tot gevolgtrekken
• C = Clarity: het vermogen om de chaos te duiden en te verhelderen
• A = Agility: het vermogen om een adaptief, beweeglijk kwaliteitssysteem te ontwikkelen

Consistentie en coherentie behouden in de wereld van snel, intuïtief denken is de grootste uitdaging voor de kwaliteitsmanager in de VUCA wereld. Daarvoor zal een nieuwe kwaliteitsaanpak moeten worden ontwikkeld. De kwaliteitsmanager helpt de organisatie de chaos terug te brengen tot een eenvoud die iedereen begrijpt, maar zonder in de valkuil van oversimplificatie te trappen. Het kwaliteitssysteem heeft een snel aanpasbare structuur waarin ruimte is gecreëerd voor zelfsturende medewerkers. Het gaat niet om het volgen van de voorgeschreven werkinstructies, maar om het nemen van de juiste beslissingen in het kader van een overeenstemming met organisatiedoelen, klantwensen en wet- en regelgeving. Het gaat om waakzaamheid op signalen van verstoringen en vroege tekenen van falen en grote problemen. Management betekent het luisteren naar de waakzame experts, hun informatie delen en bespreken en het tijdig nemen van preventieve maatregelen. Ook een waakzaamheid voor de effectiviteit van de maatregel in de veranderlijke wereld. Een veranderlijkheid die door de maatregel zelf kan zijn veroorzaakt. Hierdoor ontstaat begrip van de onderlinge afhankelijkheden in het systeem.

De VUCA wereld vraagt om een Deming cirkel met een hoge rotatiesnelheid. Omdat het plan maar zo’n korte geldigheid heeft, is het PDCA (Plan – Do – Check – Act) omgezet in AREIR:

• A = Anticipate (Anticiperen):Dit is meer dan een planning. Het is het nemen vaneen actieve rol om de kwetsbaarheden en mogelijkheden in de VUCA wereld te
• R = Recognize (Herkennen). Wanneer een wijziging is opgetreden, moet u zich er bewust van worden. Het hebben van alerte professionals, geschikte monitoringsystemen en de juiste indicatoren die op een tijdige basis de juiste signalen afgeven.
• E = Evaluate (Evalueren). Dit betekent om kritisch na te denken over de feiten en de gevolgen daarvan voor uw succes. Het betekent ook gevolgtrekkingen en het bespreken van de noodzakelijke reactie. Als u niet of niet snel reageert op de nieuwe feiten, wat zijn dan de gevolgen? Moeten eerst tijdelijke maatregelen worden getroffen voordat de lange termijn wordt geborgd? Evalueren is de stap waar de beslissingen worden gemaakt.
• I = Implement (Implementeren). De uitvoering van de besluiten gelijk de “Do” van de”Plan, Do, Check, Act”
• R = Review (Beoordelen). Het is noodzakelijk dat elke actie die we ondernemen wordt beoordeeld naar de mogelijkheden voor de toekomst. Was de maatregel geschikt om koers te houden in de VUCA wereld? Wat kunnen we in de toekomst doen om kwetsbaarheden en mogelijkheden eerder te herkennen? Hebben de managers leiderschap getoond in het opnemen en bespreken van de signalen van verandering en het omzetten hiervan in doelmatige implementatie?