Skip to content

Inkoop is geen inkoppertje

17 november 2014

kwaliteitsmanagement
Het inkoopproces is één van de meest complexe processen binnen het kwaliteitsmanagementsysteem. Binnen dit proces spelen niet alleen verschillende interne afdelingen een rol, maar ook de externe leveranciers en de belangen van consumenten. We moeten om het proces te begrijpen de hele waardeketen (supply chain) kennen, begrijpen en beheersen. Daarvoor moeten we alle risico’s binnen de waardeketen onder controle hebben.

De risico’s zijn te onderscheiden in de materiaalrisico’s, leveranciersrisico’s en waardeketenrisico’s. Materiaalrisico’s hebben te maken met de invloed die het ingekochte materiaal heeft op het eindproduct. Voor het gemak beperk ik me hier nu maar even tot materialen, maar hetzelfde gaat op voor ingekochte diensten. Leveranciersrisico’s hebben betrekking op de betrouwbaarheid van de leverancier als partner in de waardeketen: zijn de leveringen tijdig en van de gewenste kwaliteit? Waardeketenrisico’s zijn het gevolg van de complexiteit van de waardeketen: hoeveel partijen zijn hierbij betrokken? Dit onderscheid is belangrijk om helder voor de bril te hebben op het moment dat je je systeem voor materiaal en leveranciersselectie en evaluatie gaat opstellen. Veel procedures stranden al op een verwarring van de factoren.

Materiaalrisico’s
Er wordt een verscheidenheid aan materialen ingekocht door fabrikanten: grondstoffen, componenten, halffabricaten, reinigingsmiddelen, smeermiddelen, gereedschappen, kantoorartikelen, et cetera. Materialen worden vaak geclassificeerd volgens de mate waarin onvolkomenheden in de materialen gevolgen hebben voor de veiligheid en werkzaamheid van het eindproduct en dus de tevredenheid van de klant. Een kantoorartikel heeft geen enkele impact op de kwaliteit van het eindproduct en kan dus direct van goederenontvangst naar de voorraad. Voor reinigingsmiddelen die alleen op het kantoor of voor het sanitair worden gebruikt geldt hetzelfde. Maar worden ze gebruikt op de productievloer of kunnen residuen van het reinigingsmiddel op of in het eindproduct achterblijven dan zijn de kwaliteitskenmerken van de middelen kritischer en is enige mate van inkomende goedereninspectie noodzakelijk. Vormen de materialen een onderdeel van het eindproduct, dan is er vaak een sterke relatie tussen de kwaliteit van het materiaal en de kwaliteit van het eindproduct. Plat gezegd: bagger in is bagger uit. De relatie tussen de materiaaleigenschap en de veiligheid en werkzaamheid van het eindproduct bepaalt de risicoklasse waarin het materiaal valt. Als een afwijking van materiaalspecificatie resulteert in het niet voldoen aan de specificatie voor een kritisch kwaliteitsaspect van het eindproduct, dan valt het materiaal in de hoog risico klasse.

De gewenste materiaalspecificaties worden opgesteld tijdens de product- en procesontwikkeling. Materialen worden geselecteerd op basis van hun overeenstemming met deze specificaties. De engineers bepalen welke materiaaleigenschappen kritisch zijn voor het eindproduct of het voortbrengingsproces. De engineers zijn er ook verantwoordelijk voor om op basis van een risicoanalyse een kwaliteitscontroleprogramma voor de door hun gevraagde materialen op te stellen.

Voordat het materiaal met kritische kenmerken op voorraad wordt gelegd moet het een controle ondergaan. De mate van controle hangt af van hoe kritisch de eigenschap is. De hoogste mate van controle wordt bereikt met het volledig testen op overeenstemming met specificaties. Deze test kan worden uitgevoerd als een inkomende goederen inspectie, maar er kan eventueel ook voor worden gekozen om de inspectie pas uit te voeren als het is verwerkt in het eindproduct. Vaak zal men niet alle artikelen uit een geleverde partij controleren, maar gebruikt men een steekproef. De steekproefgrootte is passend voor het materiaalrisico dat ermee wordt beheerst. Ook kan de fabrikant ervoor kiezen niet zelf de controle uit te voeren, maar dit door de leverancier te laten doen. De leverancier levert de verkregen resultaten dan aan als een analyse certificaat of geeft alleen een verklaring van overeenstemming met specificaties af. Als minimale controle geldt een inspectie van overeenstemming van de informatie in de leveringsdocumenten met de bestelaanvraag: is het juiste artikelnummer geleverd in de juiste hoeveelheid. Het artikelnummer is dan te herleiden naar een materiaalspecificatie die ook door de leverancier is opgesteld (gebruikelijk bij off-the-schelf materialen). Bij ontvangst van de goederen wordt natuurlijk altijd gelet op eventuele transportschade of vervuiling. Ook een deugdelijke verpakking, de bewaarcondities en de houdbaarheidstermijn kunnen controlepunten zijn als deze kritisch zijn voor het behoud van het product.

Leveranciersrisico’s
Het daadwerkelijk testen op overeenstemming met materiaalspecificaties is een kostbare aangelegenheid, vandaar dat men dit graag tot een minimum wil beperken. Ook de leverancier heeft geen belang bij het leveren van ondeugdelijke partijen. Van dit gezamenlijk belang maakt men graag gebruik. Waarom zou je als bestellende partij nog een inspectie uitvoeren als de leverende partij zelf ook een deugdelijk controleprogramma heeft. Ook een tijdige levering is een aspect van de leverbetrouwbaarheid dat moet worden gewaarborgd door het kwaliteitsmanagementsysteem van de leverancier. De geschiktheid van het kwaliteitsmanagementsysteem van de leverancier kan op verschillende manieren worden beoordeeld. Het vaststellen of het gecertificeerd is, levert enige waarborging op. Je weet namelijk nooit of de certificerende instantie jouw belangen wel voldoende heeft meegewogen, zeker als deze afwijken van de standaardklanten van de betreffende leverancier. Iets meer informatie levert een vragenlijst op. Dan ga ik even voorbij aan hoe beroerd dergelijke vragenlijsten kunnen zijn opgesteld, waardoor zij niet de gewenste informatie leveren. Daarnaast zal de leverancier een zo goed mogelijk beeld willen geven van zijn prestaties, waardoor misschien niet alle geleverde informatie ook feitelijk is. Om dat vast te stellen kan een (audit)bezoek aan de leverancier een beter beeld geven van de feitelijke prestaties. Bij uitbestede diensten (contract fabricage, outsourcing van het sterilisatieproces, het distributieproces, kalibratie van meetinstrumenten, et cetera) gaat men vaak nog een stap verder en wil men informatie over de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden en validatiegegevens van de processen.

De bestelaanvraag wordt meestal als contract gezien. Maar in een aantal gevallen zijn kwaliteitsovereenkomsten en contracten noodzakelijk. Als een wijziging van de materiaaleigenschappen ertoe zou moeten leiden dat proces- of productvalidatie activiteiten worden herhaald, dan is een zogenaamd ‘do-not-change agreement’ wenselijk. De leverancier moet dan namelijk jou als klant vooraf informeren dat hij van plan is materiaaleigenschappen te wijzigen. Een innovatie bij de leverancier is namelijk niet altijd een verbetering voor jou als klant. Net als bij elke verandering die jezelf initieert, moet een verandering door de leverancier met behulp van het change control proces worden beheerst. Een contract is ook van belang als het materiaalontwerp is opgesteld door jou als klant. De verantwoordelijkheden en de bescherming van het ontwerp moeten dan contractueel worden geregeld. Ook de verantwoordelijkheid voor de gevolgen van ondeugdelijke materialen kan contractueel worden geregeld. Daarmee bedoel ik niet het opstellen van wurgcontracten waarmee sommige leveranciers van grote multinationals worden geconfronteerd. De contracten moeten afspraken voor een goede samenwerking bevatten, waarvan beide partijen kunnen profiteren.

Hoe gedetailleerder de informatie, hoe kleiner de onzekerheden met betrekking tot het vermogen van de leverancier om aan jouw kwaliteitseisen te voldoen. En hoe zekerder je bent van dat de leverancier bij elke bestelling de gevraagde kwaliteit tijdig zal leveren, hoe minder controle noodzakelijk is op de ontvangen goederen. Zekerheid over de leveranciersprestatie kan ook worden opgebouwd uit de resultaten van de materiaalinspecties. Blijkt na verloop van tijd dat alle leveringen aan de eisen hebben voldaan, dan zou men kunnen overwegen om met een kleinere steekproef te testen, of zelfs over te gaan op een inkomende goederenkeuring op basis van een analysecertificaat. Sommige bedrijven richten hun inkoopprocessen zodanig in dat deze fasering in het inspecteren van inkomende goederen bewust wordt ingebouwd.

Al deze informatie moet er uiteindelijk toe leiden dat een leverancier een zogenaamde approved of zelfs een preferred supplier wordt. Maar deze status heeft wel betrekking op die materialen waarvoor de leverancier is geselecteerd. Hoe zorg je er voor dat ook alleen die materialen bij die leverancier worden besteld? Regel je dat middels de approved supplier list of heb je hierbij de hulp van een ERP systeem?

Waardeketenrisico’s
Recentelijk is de belangstelling voor waardeketenrisico’s gegroeid. Deze risico’s hebben te maken met verstoringen binnen de waardeketen. Heb je bijvoorbeeld direct contact met de fabrikant van het materiaal of heb je te maken met tussenhandelaren, groothandelaren of distributeurs. Het zal niet voor het eerst zijn dat een groothandelaar een vervangend materiaal opstuurt, omdat het bestelde materiaal niet op voorraad ligt of niet meer wordt geleverd. Is je inkomende goederen controle zodanig ingericht dat dit wordt ontdekt? Voor sommige materialen is er maar één enkele leverancier, de zogenaamde single source leverancier. Als klant ben je dan volledig afhankelijk van de prestaties en het voortbestaan van deze leverancier. Dat heb je liever niet voor kritische materialen. Een fabrikant moet voorkomen dat hij niet aan zijn leveringsvoorwaarden kan voldoen doordat één van zijn leveranciers failliet is gegaan. Hoe gemakkelijk kun je ook van leverancier wisselen als de prestaties van de leverancier ondermaats zijn. Is dit een wijziging die tot product- of procesvalidaties leidt?

Inkoop is geen inkoppertje
De kunst is om het inkoopproces zodanig in te richten dat met al deze risico’s in voldoende mate rekening wordt gehouden. Daarbij gaat het om de inrichting van verschillende activiteiten: materiaalspecificatie, leveranciersselectie, inkopen en bestellen, controle van inkomende goederen, leveranciersbeoordeling en de beheersing van wijzigingen en verbeteringen in de waardeketen. Daarbij moeten alle in- en externe partijen hun rol kunnen spelen: de fabrikant van het materiaal, tussenhandelaren, groothandelaren, inkopers, financiële afdelingen, juridische afdelingen, kwaliteitsafdelingen, de gebruikers van de materialen, de engineers, et cetera.

Advertenties
3 reacties leave one →
  1. 14 maart 2017 15:23

    Steeds meer bedrijven beseffen dat inkoop een belangrijke bijdrage levert tot hun bedrijfswinst. Inkopen is een vakgebied op zich, waarin goed opgeleide aankopers moeten samenwerken met professionele verkopers.

Trackbacks

  1. Mijn 250ste | Quality Business Support Blog
  2. 15 aandachtspunten voor een Medische Hulpmiddelen start-up | Quality Business Support Blog

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: